董事會(huì )辦公室文員職責

　　一、入職的任務(wù)

　　(1)應聘的員工必須填寫(xiě)好應聘登記表(注：必填工作經(jīng)驗、家庭狀況、學(xué)歷、聯(lián)系電話(huà)、老家的聯(lián)系電話(huà))，填寫(xiě)完由行政部經(jīng)理面議，再帶給部門(mén)經(jīng)理面試，(特殊崗位由總經(jīng)理審核)。應聘合格者通知上班，不合格者等候通知。

　　(2)應聘合格者在上班第一天必須辦理好入職手續(除在廠(chǎng)部住宿外)：

　�、僖�求入職員工閱讀一下入廠(chǎng)須知后簽字并親自講明清楚各事項(請假情況、工資發(fā)放情況、培訓期及試用期工資發(fā)放情況、伙食住宿情況等);``

　�、趶陀∑渖矸葑C(看是否其本人身份證及真假)，第二代身份證必須復印兩面(就需要時(shí)必備)。

　�、圩屍浣粌蓮埿∫淮缦嗥�(一張是放在廠(chǎng)牌、一張是放在檔案里);

　�、茏鰪S(chǎng)牌證明是我公司員工，部門(mén)職位寫(xiě)清楚一點(diǎn)(如行政部：主管、文員、保安、廚工、電工、清潔工)

　�、萁o入職員工辦理手紋考勤并幫其辦理入住宿舍手續，員工本人寫(xiě)好《住宿申請單》經(jīng)行政經(jīng)理審批后交保安隊長(cháng)安排住宿。

　�、迣�(xiě)兩份勞動(dòng)合同讓新入職員工簽名，不明白的請講明清楚其含義。

　　(3)以上手續完畢后，把新入職員工的檔案登記入電腦《員工檔案登記表》內，在檔案表內登記好編號，因是新入職員工還未轉正應顯示為紅色，轉正后寫(xiě)上轉正日期再顯示黑色。

　　二、離職的任務(wù)

　　(1)離職員工要離職申請書(shū)，讓其本人寫(xiě)明離職原因，后由本部門(mén)經(jīng)理批準，再由行政部經(jīng)理審批，然后由總經(jīng)理及副總經(jīng)理同意離職方可生效。辭職書(shū)交行政部存檔到離職日期方可辦理交接手續。

　　(2)離職員工到離職期時(shí)，要求其辦理好離職手續;到本部門(mén)負責人處簽名，到倉庫處簽名，然后交廠(chǎng)牌到行政部。在廠(chǎng)部住宿的員工交宿舍鑰匙到保安隊長(cháng)處，離廠(chǎng)時(shí)由保安隊長(cháng)出具一份放行條讓其出廠(chǎng)。

　　(3)試用期內離職的員工需要三天內結算其工資，如是住宿員工就應在離職通知表里寫(xiě)多三天其住宿的水電費及餐費。如工作滿(mǎn)七天以上的員工也是如此。

　　(4)離職員工離開(kāi)本廠(chǎng)后將其檔案退出，寫(xiě)入離職表里，文件及電腦里都要記錄清楚，如辭退、辭工、離職都要登記清楚。員工登記表將其移至離職人員工作表里，明細表就登記在離職表里。文件檔案存至離職檔案袋里并登記好。

　　三、飯堂的任務(wù)

　　每月初收集上個(gè)月就餐人員飯卡，統計費用，按3.5元/餐計算。

　　四、辦公室的工作

　　(1)接聽(tīng)電話(huà)，要禮貌，講“您好!”“早上好”“高譽(yù)家具”之類(lèi)的禮貌語(yǔ)言。

　　(2)辦公室人員要求復印，應幫忙復印。如復印機有問(wèn)題先自行檢查實(shí)在是自己不能修好的就找師傅修理。

　　(3)有員工領(lǐng)用廠(chǎng)服、文具用品時(shí)，必須在領(lǐng)用本里簽名方可領(lǐng)用。每月月底把文具領(lǐng)用情況用表格方式匯總。如發(fā)現文具快用完或已用完的'情況下，請填寫(xiě)申購單，找行政經(jīng)理和相關(guān)人員簽名后給財務(wù)安排購買(mǎi)。要熟悉文具庫里所有的東西存放情況，以便隨時(shí)領(lǐng)取。

　　(4)必須要定時(shí)清潔一下前臺衛生，讓人看上去要舒服，因為前臺是公司的形象，不能疏忽。

　　五、統計的任務(wù)

　　(1)每月的月頭是最多事做的，從電腦中把上月的考勤明細導出來(lái)后計算考勤天數，補休、公司放假或停電的都可充其上班，但必有補休單，否則不給予全勤獎。請假天數要記清楚，必填寫(xiě)好請假日期，方便計算考勤卡情況。補休的天數也要記清楚。

　　(2)保安隊長(cháng)每月月初抄水電表后，交到前臺處，前臺文員把水電費統計出來(lái)。算水電費時(shí)先把住宿員工的住宿天數計出來(lái)后方可明確地計算水電費。

　　(3)每月員工就餐的餐數要統計出來(lái)。把員工就餐表公布出來(lái)給員工瀏覽是否有誤，有錯的在交給財務(wù)前及時(shí)更正。

　　(4)統計出上月入職員工和離職員工讓行政部經(jīng)理知悉。

　　六、行政部的任務(wù)

　　(1)經(jīng)理在很多時(shí)候出去(如招聘、去勞動(dòng)所等等)，前臺就辦她辦不到的事情，如前臺在一定的能力上不能解決的必須等經(jīng)理回廠(chǎng)后解決。寫(xiě)清楚是什么事情，一一寫(xiě)出來(lái)讓其一一處理。

　　(2)員工有問(wèn)題有意見(jiàn)要第一時(shí)間反映出來(lái)，講解給經(jīng)理聽(tīng)，讓員工安心工作。

　　(3)入職培訓期到，要先通知經(jīng)理是否有時(shí)間再安排培訓，再通知各部門(mén)新入職的員工參加培訓。

　　(4)有時(shí)間到員工登記表里瀏覽一下，或檢查一下，是否有部分員工已離職而未刪除和新入職員工入職了還未登記上去。特別是重要部門(mén)的員工要立即登記好。

　　七、行政部人員自身的素質(zhì)要求

　　(1)要禮貌用語(yǔ)對人待物都應以禮相待，接電話(huà)做到“您好!再見(jiàn)!”見(jiàn)到領(lǐng)導和同事應點(diǎn)頭問(wèn)好

　　(2)衣著(zhù)打扮需得體大方，不可穿奇裝異服，發(fā)型不可夸張招搖。

　　(3)自我要求我們所處的是執行部門(mén)，凡事不可明知故犯，如：帶東西到辦公室食用、不打卡、穿拖鞋、違反公司規定等。別人能做的我們不能做，要嚴格約束自己，做好帶頭榜樣作用。

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