企業(yè)單位秘書(shū)實(shí)習報告
企業(yè)單位秘書(shū)實(shí)習報告
實(shí)習地點(diǎn)：重慶市…………
實(shí)習時(shí)間：……年 月 日至……年 月 日
實(shí)習目的：了解并實(shí)際操作秘書(shū)相關(guān)日常事務(wù)的處理，掌握秘書(shū)公文寫(xiě)作、收發(fā)文件、檔案歸類(lèi)整理及檔案的日常維護、日常事務(wù)接等秘書(shū)日常事務(wù)。
實(shí)習的主要內容
（一）檔案歸類(lèi)整理、日常維護
在這次的實(shí)習中，我有幸能夠到公司的檔案部進(jìn)行兩天的檔案實(shí)習。而我在檔案部的實(shí)習的主要工作是學(xué)會(huì )檔案的檔案收集與處理的程序與方法，以及日常的檔案借閱及日常維護工作進(jìn)行的。
公司的檔案整理的原則是：
1、整理檔案必須保持文件之間有機的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現在文件的來(lái)源、時(shí)間、內容和形式幾個(gè)方面。
�。�1） 文件在來(lái)源方面的聯(lián)系。文件是以一定的內部組織機構，有機地形成的，使文件構成了來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
�。�2）文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的內部組織機構的具體活動(dòng)，都有一定的過(guò)程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。
�。�3）文件在內容方面的聯(lián)系。文件是機關(guān)或個(gè)人在履行一定職責的各種活動(dòng)中，為了解決一定問(wèn)題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內容上具有密切聯(lián)系。
�。�4）文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內容必然通過(guò)一定的形式表現出來(lái)。所謂文件形式，包括它的內部形式和外部形式兩方面：種類(lèi)、名稱(chēng)和載體、記錄方式等。這也構成了文件之間一定聯(lián)系。
2、整理檔案應當充分利用原有的整理基礎。
�。�1）充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。
�。�2）在整理過(guò)程中，應該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。因此，在進(jìn)行檔案的收集時(shí)，除了之前已整理好的相關(guān)從事檔案及相關(guān)內外部資料外。主要是對針對近兩個(gè)月來(lái)公司組織內部進(jìn)行的人員調整及開(kāi)展的各項活動(dòng)的相關(guān)資料，與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位之間的各種資料及文件。
在工作中，我認真的按照公司檔案整理的原則開(kāi)展工作。并認真地聽(tīng)取了，檔案管理員的關(guān)于檔案日常保管及維護講解。
在檔案維護過(guò)程中要做到以下幾點(diǎn)：
�。�1）一般一周一小查，一月一大查，如遇特殊情況或意外事故應及時(shí)查。發(fā)生意外時(shí)，應及時(shí)采取有效的措施補救。
�。�2）檔案庫房有防盜、防火、防蟲(chóng)、防光、防潮、防霉、防塵、防高溫等安全設施，保持適當的溫度（16—26℃為宜）和適當的濕度（相對濕度45—60%為宜）。保持庫房整齊清潔，搞好經(jīng)常性的衛生。
�。�3）在搬動(dòng)檔案時(shí)，要盡量減少檔案的磨損和污染。檔案庫房嚴禁吸煙和存放易燃物品。非檔案工作人員，未經(jīng)同意，不得擅自進(jìn)入庫房。檔案工作人員要加強責任心，下班前要檢查庫房、文件柜、門(mén)窗是否上鎖關(guān)好，方可離去。
（二）公文寫(xiě)作及收發(fā)文件
公文寫(xiě)作對于秘書(shū)工作來(lái)說(shuō)是一件常事，要做一名合格的秘書(shū)工作人員是必須掌握的一項基本技能。實(shí)習期間在領(lǐng)導的指導下，我的公文寫(xiě)作水平有了明顯的提高。特別是在做會(huì )議記錄時(shí)，我的速記能力有了大幅度的提高。在速記時(shí)，能夠抓住要點(diǎn)，用相對簡(jiǎn)明的語(yǔ)言表達出主題及中心，不寫(xiě)廢話(huà)較好的運用了速記符號進(jìn)行速記。讓我記憶猶新的是寫(xiě)通知時(shí)，領(lǐng)導要寫(xiě)的是一份關(guān)于用電安全的通知，要求在通知中寫(xiě)出相關(guān)的用電安全常識及要點(diǎn)。在擬寫(xiě)這樣一個(gè)通知時(shí)，當時(shí)我的忽略了有關(guān)事項的排序問(wèn)題，并在格式上有所欠妥。在給領(lǐng)導檢查時(shí)，領(lǐng)導嚴正的指出了我的錯誤，并提出了一些修改意見(jiàn)及告訴我一些相關(guān)的寫(xiě)作技巧。這讓我受益匪淺，更堅定了我要不斷學(xué)習本專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高自身專(zhuān)業(yè)素養的決心。
相對于公文的寫(xiě)作，收發(fā)文件是一項比較簡(jiǎn)單的工作，但是也相對程序也多了不少。收文時(shí)，首先要分清來(lái)文機構及秘密等級、緊急程度。其次是做好來(lái)文的登記，公司有電腦中，有一個(gè)來(lái)文登記的軟件，只要一一做好相應的記錄就可以了。最后是來(lái)文的歸案。整個(gè)過(guò)程并不復雜，只要用心，夠細心就能把工作做好。而發(fā)文的工作也相對是更簡(jiǎn)單的了，在公文打印好之后，只要按照一定的要求用相應的方式發(fā)出，并與相關(guān)的單位或是部門(mén)核實(shí)好，就可以了。
（三）接待工作
在工作中，會(huì )時(shí)常有來(lái)自各個(gè)單位領(lǐng)導或是個(gè)人來(lái)到公司進(jìn)行有關(guān)的方面的咨詢(xún)，或是各相關(guān)的業(yè)務(wù)往來(lái)。進(jìn)行這方面的工作接待，也是秘書(shū)日常工作中的一個(gè)重要組成部分。 在工作中，我發(fā)現了以下幾點(diǎn)并做了以下的總結：
1、面接待扎儀。級來(lái)訪(fǎng)，接待要周到。對領(lǐng)導交待的工作要認真聽(tīng)、記；領(lǐng)導了解情況，要如實(shí)回答；如領(lǐng)導是來(lái)慰問(wèn)，要表示誠摯的謝意。領(lǐng)導告辭時(shí)，要起身相送，互道“再見(jiàn)”。 個(gè)人來(lái)訪(fǎng)，接待要親切熱情。除遵照一殷來(lái)客禮節接待外，對反映的問(wèn)題要認真聽(tīng)取，一時(shí)解答不了的要客氣地回復。來(lái)訪(fǎng)結束后，要起身相送。
2、話(huà)接待禮儀。
�。�1）電話(huà)鈴一響，拿起電話(huà)機首先自報家門(mén)，然后，再詢(xún)問(wèn)對方來(lái)電的意圖等。
�。�2）電話(huà)交流要要認真理解對方意圖，并對對方的談話(huà)作必要的重復和附和，以示對對方的積極反饋。
�。�3）應備有電話(huà)記錄本，重要的電話(huà)應做記錄。
3、見(jiàn)時(shí)的禮儀。到辦公室來(lái)的客人與領(lǐng)導見(jiàn)面，通常由辦公室的工作人員引見(jiàn)、介紹。在引導客人去領(lǐng)導辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數步遠的位置，忌把背影留給客人。在陪同客人去見(jiàn)領(lǐng)導的這段時(shí)間內，不要只顧悶頭走路，可以隨機講一些得體的話(huà)或介紹一下本單位的大概情況。在進(jìn)領(lǐng)導辦公室之前，要先輕輕叩門(mén)，得到允許后方可進(jìn)入，切不可冒然闖入，叩門(mén)時(shí)應用手指關(guān)節輕叩，不可用力拍打。進(jìn)入房間后，應先向房里的領(lǐng)導點(diǎn)頭致意，再把客人介紹給領(lǐng)導，介紹時(shí)要注意措詞，應用手示意，但不可用手指指著(zhù)對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的；把男同志介紹給女同志；如果有好幾位客人同時(shí)來(lái)訪(fǎng)，就要按照職務(wù)的高低，按順序介紹。介紹完畢走出房間時(shí)應自然、大方，保持較好的行姿，出門(mén)后應回身輕輕把門(mén)帶上。
（四）總結
這三個(gè)多月的實(shí)習，我學(xué)會(huì )了很多，也懂得了很多。還記得剛開(kāi)始，我都沒(méi)調整好自己的位置和心態(tài)，所以，很不習慣。要讓自己堅持下去，不能半途而廢的。我覺(jué)得，并沒(méi)有多少不平凡的事可以做，但是，如果要把每一件平凡的事情做得好了，就是不平凡。所以，應該趁著(zhù)這個(gè)難得的機會(huì )多學(xué)一點(diǎn)，多努力一點(diǎn)。這樣所學(xué)來(lái)的知識才識真正屬于自己的。虛心請教是做好工作的前提，實(shí)習是走上社會(huì )的第一步，實(shí)習可以積累工作經(jīng)驗，而虛心請教是積累工作經(jīng)驗最直接的途徑，因此，工作中遇到不明白的地方，我就虛心地請同事，在他們耐心的教導中我不斷走向成熟，也積累起一定的工作經(jīng)驗。學(xué)習不能光靠舒舒服服地坐在課室里聽(tīng)老師講理論，還要走出課室，拋開(kāi)重重的書(shū)本，走向社會(huì )去學(xué)習。因為，外面的世界無(wú)限大，那里有很多在書(shū)里學(xué)不到的寶貴知識，況且書(shū)本知識也是來(lái)源于實(shí)踐，理論知識就是在實(shí)踐中體驗生活、體驗工作而形成的理論概括�，F代的科技日新月異，知識需要不斷拓寬。因此，我們更應學(xué)習——工作——再學(xué)習，發(fā)掘自己的實(shí)力，尋找我們的理想，實(shí)現我們的理想。
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