書(shū)寫(xiě)大型活動(dòng)策劃方案的基本問(wèn)題
大型活動(dòng)策劃與實(shí)施方案。大型活動(dòng)策劃和實(shí)施是公關(guān)工作常用的技術(shù)手段。要有效地進(jìn)行大型活動(dòng)策劃與實(shí)施，首先要弄清楚幾個(gè)基本問(wèn)題。
例如：如何界定大型活動(dòng)？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動(dòng)？大型活動(dòng)策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于我們把大型活動(dòng)組織的更加完善。
一、大型活動(dòng)的定義第一，大型活動(dòng)是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì )協(xié)調活動(dòng)。
大型活動(dòng)要有鮮明的目的性。大型活動(dòng)往往耗費很多資源，包括人力、物力。
如一個(gè)產(chǎn)品要進(jìn)入一個(gè)中心城市，恐怕要花數百萬(wàn)元的傳播費用。我們最近在深圳為山西一個(gè)公司做上市公關(guān)，費用開(kāi)支達數百萬(wàn)元。當然是為了企業(yè)的傳播需要，為了吸引更多的人去購買(mǎi)他的股票，這是大型活動(dòng)的目標。
沒(méi)有目的而耗費資金做活動(dòng)是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。我們經(jīng)常遇到這樣一些廠(chǎng)家，看到人家公司慶典活動(dòng)，他也要做慶典活動(dòng)，而且要求活動(dòng)更熱鬧，規模更大、規格更高，但不知為什么,在活動(dòng)中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒(méi)有目的性。
第二，活動(dòng)策劃方案大型活動(dòng)策劃要有計劃性。
凡事都應有計劃，大型活動(dòng)更不例外，而且更要求有周密的計劃。
第三，眾多人參與是大型活動(dòng)重要的概念。
既然是大型活動(dòng)，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數多就是大型活動(dòng)。一個(gè)單位有一萬(wàn)個(gè)職工，要開(kāi)一個(gè)全體大會(huì )，也是眾多人參與，你能說(shuō)這是大型活動(dòng)嗎？
大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區別不僅在于參與人的數量，而是在于活動(dòng)的社會(huì )化程度。
二、大型活動(dòng)的特點(diǎn)
1、大型活動(dòng)策劃必須有鮮明的目的性。
不是一般的目的，而應該是圍繞整個(gè)組織機構的組織形象策略和近期公關(guān)目標而確立的目的。
我們在一些院校討論這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，很多學(xué)生喜歡問(wèn)：假如一個(gè)機構的公關(guān)目標跟社會(huì )需求發(fā)生矛盾時(shí)，你作為該機構的公關(guān)顧問(wèn)，應該怎樣處理這個(gè)問(wèn)題？其實(shí)這樣的問(wèn)題非常簡(jiǎn)單，一個(gè)組織的形象只有永遠與社會(huì )協(xié)調同步，才有可能在社會(huì )環(huán)境中樹(shù)立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時(shí)占領(lǐng)了銷(xiāo)售市場(chǎng)，或者說(shuō)提高了市場(chǎng)占有率，但最終還是要退出這個(gè)市場(chǎng)的。
國內過(guò)去有這樣一個(gè)案例：商場(chǎng)為了促銷(xiāo)，組織工作人員提著(zhù)商品，在商場(chǎng)里走來(lái)走去，這絕對不符合我們公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹(shù)立企業(yè)的良好形象絕沒(méi)有好處。因此，活動(dòng)的目的性應該站在社會(huì )綜合的立場(chǎng)上，并不僅僅是站在我們某一個(gè)企業(yè)的立場(chǎng)上。
2、廣泛的社會(huì )傳播性。
公關(guān)的大型活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒體，其作用像一個(gè)大眾傳播媒介，只不過(guò)這個(gè)傳播媒介在大型活動(dòng)沒(méi)有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個(gè)活動(dòng)開(kāi)展起來(lái)，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動(dòng)本身吸引了公眾與媒介的參與。
大型活動(dòng)的信息是通過(guò)媒介或者是通過(guò)公眾傳播的，這是我們在策劃大型活動(dòng)的過(guò)程中必須考慮到一個(gè)很重要的特點(diǎn)。
3、嚴密的操作性。
在組織大型活動(dòng)的過(guò)程中，給我們成功與失敗的機會(huì )只有一次。因為大型活動(dòng)不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動(dòng)每一次都是現場(chǎng)直播，一旦出現失誤就無(wú)法彌補了。
報紙上也經(jīng)常有這方面的報道：某某個(gè)活動(dòng)由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財產(chǎn)損失，這個(gè)活動(dòng)的策劃人員、組織人員或領(lǐng)導者因此被撤職或判刑。
大型活動(dòng)的策劃與實(shí)施的周密性，絕對不能掉以輕心。
4、高投資性。
一個(gè)大型活動(dòng)往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動(dòng)。我們可以提倡一個(gè)銅板掰成兩個(gè)甚至是多個(gè)來(lái)花的精神，但高投資是最基本的特點(diǎn)。如果不是特別的需要，一般不要動(dòng)輒使用大型活動(dòng)的手段。
三、活動(dòng)策劃方案大型活動(dòng)策劃：
從程序上說(shuō)，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執行：
第一、立項就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項目確定下來(lái)，這個(gè)活動(dòng)要不要做？為什么做？一定要很清晰。
第二，進(jìn)行調查和可行性研究。
做調查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動(dòng)策劃調查有其特殊性。
例如調查的內容：
國家關(guān)于大型活動(dòng)方面的政策和法規、公眾關(guān)注的熱點(diǎn)、歷史上同類(lèi)個(gè)案的資訊、場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性，都是調查的內容。
可行性研究，是一個(gè)十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動(dòng)的社會(huì )適應性，包括社會(huì )環(huán)境和目標公眾的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動(dòng)是否有利于我們宣傳方面節省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動(dòng)更有效，大型活動(dòng)就不一定做了。還有社會(huì )物質(zhì)水平的適應性，大型活動(dòng)需要動(dòng)用許多社會(huì )物質(zhì)，許多創(chuàng )意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最后一個(gè)是應急能力的適應研究性，需要那些應變措施？如戶(hù)外活動(dòng)要考慮天氣的情況，野外活動(dòng)考慮更多的是安全設施問(wèn)題，這些都是我們要進(jìn)行可行性研究的范疇。
第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng )意。
除了個(gè)人創(chuàng )意外，我們要特別強調群體創(chuàng )意的概念。我不贊成個(gè)人策劃大師的提法，當今的時(shí)代已經(jīng)不像三國演義時(shí)代要有一個(gè)諸葛孔明，靠一個(gè)人拈指算出什么妙計來(lái)，而是靠不同學(xué)科的組合群體策劃。所以中山大學(xué)請我給他們學(xué)生講策劃的時(shí)候，他們原來(lái)做案例作業(yè)是要求每個(gè)學(xué)生一人做一個(gè)整體的'案例策劃書(shū)，我說(shuō)能不能改一改，變成以一個(gè)小組的方式進(jìn)行策劃？他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個(gè)人的創(chuàng )意，集體創(chuàng )意的過(guò)程也始終貫穿著(zhù)個(gè)人的創(chuàng )意過(guò)程，作為現代策劃，需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和集體的智慧，而不是某個(gè)大師的杰作。
第四，方案論證。
方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。
四、操作實(shí)施過(guò)程應注意的問(wèn)題
1、實(shí)施操作設計。
從我個(gè)人工作經(jīng)驗和研究的結果看，我們應該非常重視實(shí)施方案的操作設計。我們看到一些單位組織的活動(dòng)，甚至是專(zhuān)業(yè)機構承接的活動(dòng)，都存在這樣的問(wèn)題：創(chuàng )意很好，但是由于缺乏操作設計，在操作過(guò)程中出現很多問(wèn)題，違背了原創(chuàng )精神或者沒(méi)有達到原創(chuàng )水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設計，操作設計必須包括比較準確的財務(wù)預算，因為很多單位做活動(dòng)，預算做100萬(wàn)，最后花了160萬(wàn)，從現代管理考核這個(gè)活動(dòng)，就不能說(shuō)是成功的。
2、辦理審批手續。
有人覺(jué)得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實(shí)際工作中，我們應該希望得到有關(guān)單位的審批。這里給大家講一個(gè)案例，廣州某單位曾做過(guò)一個(gè)敬老活動(dòng)，本來(lái)是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個(gè)煙花廠(chǎng)贊助了煙花。當時(shí)雖然廣州還沒(méi)有規定在城市放煙花要經(jīng)過(guò)審批，但在公眾場(chǎng)所進(jìn)行活動(dòng)必須經(jīng)過(guò)審批。這個(gè)單位是一個(gè)局級單位，他們認為有權在自己的場(chǎng)地上做敬老活動(dòng)，就沒(méi)有向有關(guān)單位報批�；顒�(dòng)辦得很熱鬧，有文藝節目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關(guān)的追究，為什么？因為他沒(méi)有辦審批手續，也缺乏民航管理規范知識，在飛機航線(xiàn)上放煙花，無(wú)論如何都是違法的。
3、實(shí)施操作程序的管理。
程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實(shí)施，才能有標準化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設計，重要的是設計出操作的規范程序。
4、方案培訓。
在大型活動(dòng)里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動(dòng)策略實(shí)施提供建設性的勞動(dòng)，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓，只有知情才能出力。
5、設計評估標準。
一個(gè)大型活動(dòng)的評估應該有一個(gè)準確的評估標準�，F在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，包括我們的客戶(hù)很少要求我們做評估方案，更不愿意付出費用，讓專(zhuān)業(yè)公司給他做評估報告。我覺(jué)得評估標準，應該在我們策劃的時(shí)候把它設計出來(lái)，這樣可以讓客戶(hù)在完成這個(gè)方案以后，根據設定的標準作出科學(xué)評估。
策劃的技巧很多，今天只討論兩種方法。
一是創(chuàng )造活動(dòng)的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來(lái)的。我們上中學(xué)時(shí)讀過(guò)朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫(xiě)出父親買(mǎi)橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。我們唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會(huì )全部唱出，但是你一聽(tīng)就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說(shuō)明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動(dòng)策劃同樣需要創(chuàng )造這樣一個(gè)非常精彩的地方，要有高潮，要把這個(gè)環(huán)節設計得更有傳播性，這是大型活動(dòng)創(chuàng )意的核心和關(guān)鍵。
二是應該有一個(gè)比較能夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會(huì )會(huì )場(chǎng)看到大會(huì )主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會(huì )主題氛圍，也帶出了國際公共關(guān)系交流的概念，這是很用心思的策劃。我們應該重視通過(guò)場(chǎng)地的設計，氣氛的設計，把活動(dòng)的主題氛圍帶出來(lái)，這點(diǎn)往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個(gè)活動(dòng)環(huán)節上的創(chuàng )意，而忽略了場(chǎng)地上的創(chuàng )意。
在大型活動(dòng)的策劃和實(shí)施過(guò)程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結提高，就一定能創(chuàng )作出更多、更有影響力的大型活動(dòng)。
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