采購合同管理制度7篇

　　在快速變化和不斷變革的今天，制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編收集整理的采購合同管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

采購合同管理制度1

　　一、檔案資料

　　招標過(guò)程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷(xiāo)時(shí)，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷(xiāo)手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。

　　二、歸檔及備案時(shí)間

　　總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書(shū)前必須完成除中標通知書(shū)外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項目資料歸檔前將該項目的中標通知書(shū)歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時(shí)將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。

　　監管機構資料備案時(shí)間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱(chēng)”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關(guān)的.電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書(shū) 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見(jiàn)《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。

　　2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時(shí)應注意按過(guò)程順序整理，特別是招標過(guò)程比較復雜的項目。

　　2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專(zhuān)用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

　　2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁(yè)設冊目錄，標注冊?xún)染幋a（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：

　　2.2.1盒內目錄

　　2.2.2備案資料

　　2.2.3招標文件

　　2.2.4投標文件正本

　　2.2.5中標通知書(shū)

　　2.2.6資料移交登記表

　　2.2.7客戶(hù)反饋意見(jiàn)表

　　2.2.8其它資料

　　成冊的資料要求膠裝（中標通知書(shū)、資料移交登記表、客戶(hù)反饋意見(jiàn)表不裝訂）。

　　公開(kāi)招標采購歸檔盒內目錄：

　　邀請招標采購歸檔盒內目錄：

　　項目負責人： ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

采購合同管理制度2

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿(mǎn)足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規范物資采購流程，加強與各部門(mén)間的配合，特制定本制度。

　　一、請購及其規定

　　1.請購的定義

　　請購是指某人或者某部門(mén)根據生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。

　　2.請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　�、诱堎彽牟块T(mén);請購物品所屬項目;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數量;請購的物品規格;請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;請購的物品的要求時(shí)間;請購如有特殊需要請備注;請購單填寫(xiě)人;請購部門(mén)主管;請購單審核人;采購副總審核;財務(wù)審核人;公司總經(jīng)理。

　　3.請購單及其提報規定

　�、耪堎弳螒�按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門(mén);⑵固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報;

　�、瞧渌�材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫(xiě)提報;⑷日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫(xiě)提報;

　�、烧堎彶块T(mén)在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門(mén)備份;

　�、噬婕暗秸堎彅盗窟^(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

　�、擞龉�司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話(huà)或其他形式請示，

　　征得同意后提報采購部門(mén)，簽字確認手續后補。

　�、倘绻�是單一來(lái)源采購或指定采購廠(chǎng)家及品牌的產(chǎn)品，請購部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。⑼請購單的更改和補充應以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。

　　4.公司物資請購單的提報部門(mén)

　�、殴�司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門(mén)提報;

　�、乒�司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報;⑶公司各部門(mén)專(zhuān)用的物資由各部門(mén)自行提報。

　　二.請購單的接收及分發(fā)規定

　　1.請購的接收要點(diǎn)

　�、挪少彶吭诮邮照堎弳螘r(shí)應檢查請購單的填寫(xiě)是否按照規定填寫(xiě)完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導審批;

　�、平邮照堎弳螘r(shí)應遵循無(wú)計劃不采購，名稱(chēng)規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資

　　料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　�、峭ㄖ獋}庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　�、葘τ诓环�合規定和撤銷(xiāo)的請購物資應及時(shí)通知請購部門(mén)。

　　2.請購單的分發(fā)規定

　�、艑τ谡堎弳尾少彶繎�按照人員分工和崗位職責進(jìn)行分工處理;

　�、茖τ诰o急請購項目應優(yōu)先處理;

　�、菬o(wú)法于請購部門(mén)需求日期辦妥的應通知請購部門(mén);

　�、戎匾�的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。

　　3.采購周期的規定

　�、艈未尾少徑痤~預算在1萬(wàn)元以下的零星采購項目或預算在1萬(wàn)元以下可市區采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過(guò)5天;

　�、茊未尾少徑痤~預算在1萬(wàn)元以上的`項目比價(jià)采購，采購周期不應超過(guò)15天;⑶請購部門(mén)應按照以上規定的時(shí)間提前提報請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)

　　時(shí)應向領(lǐng)導說(shuō)明原因;

　�、扔龅骄o急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略。

　　三.詢(xún)價(jià)及其規定

　　1.詢(xún)價(jià)前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱(chēng)，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應及時(shí)的與請購部門(mén)溝通;

　　2.屬于相同類(lèi)型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類(lèi)集中打包采購;

　　3.對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

　　4.所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠(chǎng)家或服務(wù)商直接詢(xún)價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介結構詢(xún)價(jià);

　　5.對于請購部門(mén)需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6.詢(xún)價(jià)時(shí)對于相同規格和技術(shù)要求應對不同品牌進(jìn)行詢(xún)價(jià);

　　7.在詢(xún)價(jià)時(shí)遇到特殊情況應書(shū)面報請公司領(lǐng)導批示。

　　四.比價(jià)、議價(jià)

　　1.對廠(chǎng)商的供應能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認;

　　2.對于合格供應商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠(chǎng)商的價(jià)格最低，所報價(jià)格的綜合條件更加突出;

　　3.收到供應單位第一次報價(jià)后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設定議價(jià)目標或理想中標價(jià)格。

　　4.重要項目應通過(guò)一定的方法對于目標單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應商的各方面的實(shí)力等;

　　5.參考目標價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。

　　五.比價(jià)、議價(jià)結果匯總

　　1.比價(jià)、議價(jià)匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;

　　2.比價(jià)、議價(jià)結果匯總應按照附表六(比價(jià)/招標匯總表)的格式完整列出報價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3.如比價(jià)、議價(jià)結果未通過(guò)公司領(lǐng)導審核應進(jìn)行修改或重新處理。

　　六.合同的簽訂及其規定

　　1.合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　�、藕贤�正文應包含的要素

　　1)合同名稱(chēng)、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);

　　2)采購物品/項目的名稱(chēng)、規格、數量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分;

　　3)包裝要求;

　　4)合同總額應含稅，特殊情況應注明;

　　5)付款方式;

　　6)工期;

　　7)質(zhì)量保證期;

　　8)質(zhì)量要求及規范;

　　9)違約責任和解決糾紛的辦法;

　　10)雙方的公司信息;

　　11)其他約定。

　�、坪贤�簽訂及其規定

　　1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機密的，注意保密責任;

　　2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險降低到最低;

　　3)為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項報價(jià)清單;

　　4)遇貨物訂購數量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠(chǎng)商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn);

　　5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應盡量要求廠(chǎng)商延長(cháng)產(chǎn)品保質(zhì)期;

　　6)詳細約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;

　　7)與初次合作的單位合作時(shí)，應少付預付款或不付預付款;

　　8)違約責任一定要詳細、具體;

　　9)比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;

　　10)合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;

　　11)合同巡簽審查通過(guò)后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12)簽訂的所有合同應及時(shí)報送財務(wù)部門(mén)。

　　七.付款及合同執行

　　1.付款規定

　�、虐凑者M(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;

　�、瓢凑召F公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時(shí)應填寫(xiě)附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務(wù)部付款;

　�、秦攧�(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時(shí)通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。

　　2.合同執行

　�、乓押炗喓贤�由采購部項目負責人負責跟進(jìn)，由采購部負責人進(jìn)行監督，如出現問(wèn)題，采購部應及時(shí)提出建議或補救措施，并及時(shí)通知請購部門(mén)及公司領(lǐng)導;

　�、埔押炗喌暮贤�在執行期間，應及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約;

　�、呛贤�在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時(shí)協(xié)商并簽訂補充合同。

　　八.報驗與入庫

　　1.報驗

　�、殴�應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時(shí)的通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗收;

　�、茖τ诓煌�類(lèi)型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)規定執行;

　�、沁_到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時(shí)間報請質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)檢、驗收;⑷質(zhì)檢部門(mén)在接到采購部報驗通知后應及時(shí)報驗，并出具報驗結果證明書(shū)，對于質(zhì)

　　檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門(mén)應負主要責任;

　�、捎糜诠�司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內。

　　2.入庫

　�、殴�司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過(guò)質(zhì)檢部門(mén)的檢驗或驗收;⑵合同標的物在運達公司后采購部應及時(shí)通知請購部門(mén)，由請購部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運;

　�、琴|(zhì)檢部門(mén)未及時(shí)驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受;

　�、荣|(zhì)檢部門(mén)已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單;

　�、少|(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規定入庫。

采購合同管理制度3

　　1.公司采購合同的內容

　　公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

　　(1)商品的品種、規格和數量

　　商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時(shí)，可附上商品品種、規格、數量明細表。

　　(2)商品的質(zhì)量和包裝

　　合同中應規定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準;無(wú)國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準;對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應寫(xiě)明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。

　　(3)商品的價(jià)格和結算方式

　　合同中對商品的價(jià)格要作具體的規定，規定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，以及規定對副品、次品的扣價(jià)辦法;規定結算方式和結算程序。

　　(4)交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式

　　交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運輸條件等確定。同時(shí)，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。

　　(5)商品驗收辦法

　　合同中要具體規定在數量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。

　　(6)違約責任

　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動(dòng)的進(jìn)行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應明確規定，供應者有以下三種情況時(shí)應付違約金或賠償金：

　�、俨话春贤�規定的`商品數量、品種、規格供應商品;

　�、诓话春贤�中規定的商品質(zhì)量標準交貨;

　�、塾馄诎l(fā)送商品。

　　購買(mǎi)者有逾期結算貨款或提貨，臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等，應付違約金或賠償金。

　　(7)合同的變更和解除條件

　　合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過(guò)什么手續來(lái)變更或解除合同等。

　　此外，采購合同應視實(shí)際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實(shí)際，行之有效。

　　2.采購合同的簽訂

　　(1)簽訂采購合同的原則

　�、俸贤�的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟活動(dòng)，享有權利和承擔義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。

　�、诤贤�必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細則的規定。

　�、酆炗喓贤�必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。

　�、芎炗喓贤�必須堅持等價(jià)、有償的原則。

　�、莓斒氯藨�當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。

　�、薏少徍贤瑧�當采用書(shū)面形式。

　　(2)簽訂采購合同的程序

　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見(jiàn)，并簽署書(shū)面協(xié)議的過(guò)程。一般有以下五個(gè)步驟：

　�、儆喖s提議。

　　訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱(chēng)要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。

　�、诮邮芴嶙h。

　　接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經(jīng)過(guò)雙方簽署書(shū)面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協(xié)商的過(guò)程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過(guò)程。

　�、厶顚�(xiě)合同文本。

　�、苈男泻灱s手續。

　�、輬笳埡炞C機關(guān)簽證，或報請公證機關(guān)公證。

　　有的經(jīng)濟合同，法律規定還應獲得主管部門(mén)的批準或工商行政管理部門(mén)的簽證。對沒(méi)有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

　　3.公司采購合同的管理

　　采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：

　　(1)加強對公司采購合同簽訂的管理

　　加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場(chǎng)需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業(yè)的購銷(xiāo)任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過(guò)程加強管理，在簽訂合同時(shí)，要按照有關(guān)的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

　　(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專(zhuān)門(mén)機構或專(zhuān)職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時(shí)，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實(shí)現。

　　(3)處理好合同糾紛

　　當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門(mén)申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

　　(4)信守合同，樹(shù)立企業(yè)良好形象

　　合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此，加強合同管理，有利于樹(shù)立良好的企業(yè)形象。

采購合同管理制度4

　　1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。

　　2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。

　　3.職責：

　　3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。

　　3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調閱、銷(xiāo)毀等事項的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內容分類(lèi)：

　　4.1.1采購內部文件的歸檔。

　　采購部工作中需存檔的`文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門(mén)相關(guān)管理文件資料。

　　4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。

　　公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

　　4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。

　　供應商資料、采購合同、報價(jià)單、對賬單聯(lián)絡(luò )函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。

　　4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

　　采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。

　　4.2檔案保存期限：

　　4.2.1公司內部往來(lái)文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。

　　4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫(xiě)清楚，書(shū)寫(xiě)工整。

　　4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。

　　4.2.4采購部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。

　　4.2.5采購部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調閱：

　　4.3.1需查閱或借閱采購部文件時(shí)，需向采購部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續，得到采購領(lǐng)導簽字批準。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。

　　4.3.4采購檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷(xiāo)毀

　　4.4.1采購檔案保管期限已滿(mǎn)或已失效，需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清單，該清單永久保存。

　　4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷(xiāo)毀。

　　4.4.3采購檔案保管期已滿(mǎn)，但其中未了結的債權債務(wù)和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務(wù)和合同改造完畢為止。

采購合同管理制度5

　　第一條、為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度，公司所有需求物料必須由公司采購部統一采購，其所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據并開(kāi)展各項工作;

　　第二條、采購部作為一個(gè)職能部門(mén)，在生產(chǎn)訂單的具體實(shí)施中擔負了不可推卸的重要責任，采購工作的好與壞，會(huì )直接影響到生產(chǎn)訂單的質(zhì)量、工期與成本;

　　第三條、建立高效、實(shí)用與完善的采購工作流程是提高采購效率與較低成本最有效的方法。

　　第四條、在生產(chǎn)訂單實(shí)施的過(guò)程中，采購部需要生產(chǎn)、財務(wù)、倉儲、質(zhì)檢等各個(gè)部門(mén)的大力支持才能順利的完成采購工作，每個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系都需要一個(gè)標準的規劃，來(lái)提升工作效率，減少工作失誤，為生產(chǎn)訂單的大貨順利實(shí)施做出各自的責任。

　　第二章：采購部人員職責

　　第五條、所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場(chǎng)信息，及時(shí)預測市場(chǎng)供應變化，確保質(zhì)量過(guò)關(guān)，價(jià)格低廉，供貨及時(shí);

　　第六條、推行合同管理制度，大宗物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款支付方式與違約責任等，否則，造成的損失由采購人員負責;

　　第七條、實(shí)行采購質(zhì)量制度，采購人員對所采購物品的質(zhì)量負有全面責任，如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，應該由采購人員無(wú)條件退換采購物資，禁止采購人員收受回扣，如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進(jìn)行嚴肅處理;

　　第八條、實(shí)行比價(jià)采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘，大宗物資采購建議實(shí)行招投標制度;

　　第九條、及時(shí)協(xié)助財務(wù)部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進(jìn)行付款;

　　第十條、 所有采購人員，在采購完成后需做好材料采購的技術(shù)檔案，檔案的內容包括供應商電話(huà)、材料產(chǎn)地、品名、規格、檔次、單價(jià)、顏色、數量、質(zhì)量、供應能力、是否需定做加工、可供選擇的供應商名單等等，特別是技術(shù)部采購的材料，檔案必須清晰完整無(wú)誤，以備批量采購時(shí)不延誤生產(chǎn)。

　　第三章：公司物料采購范圍

　　第十一條、主要是公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的設備、原料、材料、輔助用料、包裝物、低值易耗品、辦公用品、機械零配件與后勤物品等都屬于公司采購制度管理的范疇內。具體可分為四大類(lèi)：生產(chǎn)部物資、技術(shù)部采樣、修理用備件、辦公設備與后勤物資。

　　第四章：采購工作流程

　　第十二條、在生產(chǎn)訂單的初始運作階段，采購部應根據倉儲部門(mén)書(shū)面《材料申購單》的具體內容和要求，大宗物資采購須進(jìn)行投標報價(jià)，并將詳細的一份《材料訂購合同》報經(jīng)公司總經(jīng)理簽批后，再開(kāi)始實(shí)施采購工作;

　　第十三條、生產(chǎn)訂單正式運作后，倉儲部門(mén)應該在第一時(shí)間開(kāi)始進(jìn)行所需材料的采購準備工作;

　　第十四條、倉儲部門(mén)依據訂單合同和對比庫存后的實(shí)際需求，對采購部下達《材料申購單》，此單由倉儲部門(mén)主管申請填寫(xiě)，然后須交內控部經(jīng)理簽字，填寫(xiě)時(shí)應注明申購物資的型號、顏色、材質(zhì)與要求等具體的技術(shù)參數和數量，應用庫存材料的同時(shí)應注明是否配合存倉物資的使用和存倉材料的生產(chǎn)廠(chǎng)家等信息，也包括打樣，倉儲部門(mén)主管、內控部經(jīng)理與生產(chǎn)副總簽字后生效，一式三份，一份由倉儲部門(mén)申請主管留存，一份發(fā)往采購部并附樣品，一份公司財務(wù)部總監處;

　　第十五條、采購部接到《材料申購單》后，根據所需材料的規格，質(zhì)量要求，數量，生產(chǎn)地址等實(shí)際情況，向合格供應商中的三家以上單位發(fā)出材料詢(xún)價(jià)信息;

　　第十六條、供應商根據要求確認后，要及時(shí)將報價(jià)信息反饋到我司的采購部門(mén);

　　第十七條、采購部根據幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出《材料訂購合同》，同時(shí)向收貨的倉儲部門(mén)發(fā)送通知其準備收貨的指令;

　　第十八條、供應商根據《材料訂購合同》安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準，如有需要各種合格證和材質(zhì)證明書(shū)的，供應商必須隨貨攜帶;

　　第十九條、倉儲部門(mén)在所需材料到場(chǎng)后，應由內控部專(zhuān)人負責進(jìn)行材料質(zhì)量檢查，倉管員與質(zhì)檢員在檢查中，必須將供應商的《材料送貨單》與我司的《材料申購單》相對照，質(zhì)檢員負質(zhì)量責任，倉管員負數量責任，在質(zhì)量和數量都準確無(wú)誤后才能進(jìn)行收貨入庫，供應商結賬應憑本公司《材料入庫單》為準;

　　第二十條、倉儲部門(mén)在為供應商填寫(xiě)《材料入庫單》時(shí)，此《材料入庫單》必須是一式四份，分別有存根聯(lián)〈倉儲部〉、回單聯(lián)〈供應商〉、采購聯(lián)〈采購部〉與財務(wù)聯(lián)〈財務(wù)部〉，其《材料入庫單》上必須要有倉管員、質(zhì)檢員或采購員共同簽字。

　　第五章：采購結賬規定

　　第二十一條、公司所有月結的'原材料所使用的《材料入庫單》增至四聯(lián)：分別為存根聯(lián)、回單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)和采購聯(lián);

　　第二十二條、訂購的月結原材料送到倉庫入庫后，由倉庫開(kāi)具《材料入庫單》并簽收，回單交給供應商帶回作為月結憑證;財務(wù)聯(lián)、采購聯(lián)于次日上午集中至倉儲主管處，由專(zhuān)人分別移交到財務(wù)部和采購主管處;存根聯(lián)留倉庫備查;

　　第二十三條、各月結原材料的結算日期截止到每月的二十五日，財務(wù)部在每月二十六日至二十七日對各月結供應商的原材料賬目進(jìn)行匯總，并打印“月結材料結算清單”于每月二十八日移交給采購部主管。采購部主管收到“月結材料結算清單”后即與采購聯(lián)進(jìn)行核對;

　　第二十四條、供應商到月底結算時(shí)直接與采購部主管對賬。對賬相符后，由采購部主管在“月結材料結算清單”上簽字，再由采購部填寫(xiě)統一的《付款申請單》，同時(shí)向財務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購合同》附件，經(jīng)財務(wù)總監審核簽字后，由采購部主管根據各供應商的具體情況再交給財務(wù)部支付貨款;

　　第二十五條、供應商應于付款前開(kāi)具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應商付款，匯款以后，財務(wù)部應該及時(shí)將匯款單據反饋給采購部負責人;

　　第二六章：訂購的非月結原材料送到倉庫入庫后，也同樣必須要有本公司倉管人員、質(zhì)檢人員與采購人員的簽字，方可為效，否則不予結賬。

　　第六章： 采購運作紀律

　　第二十七條、采購部門(mén)在接到倉儲部門(mén)的《材料申購單》后，要認真實(shí)地進(jìn)行核實(shí)考查，為防止多報多采或有少報少采的現象，倉儲部門(mén)負責人與采購部門(mén)負責人都必須嚴格遵守公司的《物料使用損耗標準》，嚴禁任何人利用職務(wù)之便徇私舞弊或坑害公司的利益，嚴禁有超標報料和采購之行為;

　　第二十八條、本公司無(wú)論哪個(gè)部門(mén)需求材料的，都必須先行到倉儲部領(lǐng)取，若倉庫里確實(shí)沒(méi)有的，且必須需要申購的，也應由倉儲部門(mén)負責人來(lái)申購，所缺物品需要采購的，必須由本公司采購部門(mén)實(shí)施專(zhuān)門(mén)采購，其它任何部門(mén)任何人采購之，均無(wú)效，本公司不予報銷(xiāo)，但總經(jīng)理特批者除外;

　　第二十九條、本公司關(guān)于物料采購程序中所涉及到的各種簽批單據，簽批人必須嚴格到場(chǎng)執行，特殊情況因外出而不能到場(chǎng)及時(shí)辦理簽批手續的，簽批人應采取事前授權的方式去進(jìn)行辦理，不得拖延、耽誤單據的暢通運作，本公司嚴禁單據在簽批時(shí)有漏簽、不簽、補簽或超期簽批之不良現象;

　　第三十條、本公司對非生產(chǎn)性物料價(jià)格，原則上屬于五百元以下零星采購的資金由財務(wù)總監核準簽批，在五百元以上大額采購的資金，在財務(wù)總監審批后報總經(jīng)理核準簽批。

　　第七章：采購數據考核

　　第三十一條、本部門(mén)考核權歸于公司的財務(wù)部總監處，以每批次生產(chǎn)訂單為一基準，考核重點(diǎn)是在生產(chǎn)訂單量與采購實(shí)物量的吻合性，其中兼顧公司的《物料使用損耗標準》，對在考核和監督中所暴露出來(lái)的各項問(wèn)題或涉及到其它與此相關(guān)部門(mén)的人員，公司將照章嚴懲不怠。

采購合同管理制度6

　　公司為進(jìn)一步規范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現銷(xiāo)售合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購、銷(xiāo)售均須訂立合同。

　　2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的.合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。

　　2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。

　　2、本制度由銷(xiāo)售部負責解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》

采購合同管理制度7

　　一、請購及其規定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門(mén)根據生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　　請購的部門(mén); 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量;

　　請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時(shí)間;

　　請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫(xiě)人; 請購部門(mén)主管; 請購單審核人; 采購副總審核;

　　財務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。

　　3. 請購單及其提報規定

　�、� 請購單應按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門(mén);

　�、� 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報;

　�、� 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫(xiě)提報;

　�、� 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫(xiě)提報;

　�、� 請購部門(mén)在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門(mén)備份;

　�、� 涉及到請購數量過(guò)多時(shí)可以附件清單的'形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

　�、� 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話(huà)或其他形式請示，征得同意后提報采購部門(mén)，簽字確認手續后補。

　�、� 如果是單一來(lái)源采購或指定采購廠(chǎng)家及品牌的產(chǎn)品，請購部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。

　�、驼堎弳蔚母�改和補充應以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門(mén)

　�、� 公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門(mén)提報;

　�、� 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門(mén)專(zhuān)用的物資由各部門(mén)自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發(fā)規定

　　1. 請購的接收要點(diǎn)

　�、� 采購部在接收請購單時(shí)應檢查請購單的填寫(xiě)是否按照規定填寫(xiě)完整、清晰，檢查請

　　購單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導審批;

　�、� 接收請購單時(shí)應遵循無(wú)計劃不采購，名稱(chēng)規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　�、� 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　�、� 對于不符合規定和撤銷(xiāo)的請購物資應及時(shí)通知請購部門(mén)。

　　2. 請購單的分發(fā)規定

　�、� 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進(jìn)行分工處理;

　�、� 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

　�、� 無(wú)法于請購部門(mén)需求日期辦妥的應通知請購部門(mén);

　�、� 重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。

　　3. 采購周期的規定

　�、� 單次采購金額預算在1萬(wàn)元以下的零星采購項目或預算在1萬(wàn)元以下可市區采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過(guò)5天;

　�、� 單次采購金額預算在1萬(wàn)元以上的項目比價(jià)采購，采購周期不應超過(guò)15天;

　�、� 請購部門(mén)應按照以上規定的時(shí)間提前提報請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)

　　時(shí)應向領(lǐng)導說(shuō)明原因;

　�、� 遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略。

　　三. 詢(xún)價(jià)及其規定

　　1. 詢(xún)價(jià)前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱(chēng)，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應及時(shí)的與請購部門(mén)溝通;

　　2. 屬于相同類(lèi)型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類(lèi)集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠(chǎng)家或服務(wù)商直接詢(xún)價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介結構詢(xún)價(jià);

　　5. 對于請購部門(mén)需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢(xún)價(jià)時(shí)對于相同規格和技術(shù)要求應對不同品牌進(jìn)行詢(xún)價(jià);

　　7. 在詢(xún)價(jià)時(shí)遇到特殊情況應書(shū)面報請公司領(lǐng)導批示。

　　四. 比價(jià)、議價(jià)

　　1. 對廠(chǎng)商的供應能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認;

　　2. 對于合格供應商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠(chǎng)商的價(jià)格最低，所報價(jià)格的綜合條件更加突出;

　　3. 收到供應單位第一次報價(jià)后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設定議價(jià)目標或理想中標價(jià)格。

　　4. 重要項目應通過(guò)一定的方法對于目標單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應商的各方面的實(shí)力等;

　　5. 參考目標價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。

　　五. 比價(jià)、議價(jià)結果匯總

　　1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價(jià)、議價(jià)結果匯總應按照附表六(比價(jià)/招標匯總表)的格式完整列出報價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價(jià)、議價(jià)結果未通過(guò)公司領(lǐng)導審核應進(jìn)行修改或重新處理。

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