公司文件管理制度15篇
現如今，制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛，制度具有合理性和合法性分配功能。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？以下是小編收集整理的公司文件管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司文件管理制度1
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。
2、文件管理內容包括：上級政府部門(mén)函、電、來(lái)文，同級合作企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類(lèi)文件統一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門(mén)擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統一登記、分類(lèi)編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實(shí)對方是否收到，對沒(méi)有收到的應及時(shí)進(jìn)行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的，由發(fā)送部門(mén)自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
�。�3）會(huì )簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門(mén)會(huì )簽。有關(guān)部門(mén)會(huì )簽后送辦公室主任處對公文進(jìn)行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會(huì )簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
�。�5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領(lǐng)導簽署意見(jiàn)成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號，確定份數后印制。
�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進(jìn)行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書(shū)檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)）。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應當進(jìn)行登記，由二人監銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門(mén)傳達的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來(lái)文單位、接收人或部門(mén)，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時(shí)向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質(zhì)向上級報告或指定專(zhuān)人、轉交其他有關(guān)部門(mén)辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質(zhì)全面統籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據文件內容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。
6、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應抓緊時(shí)間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時(shí)交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進(jìn)行收文登記。
�。�2）收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的`公文進(jìn)行注冊、編寫(xiě)收文號等。將收到的文件先按來(lái)文機關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號、來(lái)文單位、來(lái)文字號、文件標題、份數、等逐項進(jìn)行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規定的，辦公室應根據文件的內容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見(jiàn)和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn)，并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，指定承辦部門(mén)及傳閱范圍。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主辦部門(mén)要主動(dòng)會(huì )同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。
�。�6）催辦：催辦是指根據總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報辦理結果。
�。�7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結果。
�。�8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應當進(jìn)行登記，由二人監銷(xiāo)保證不丟失、不落銷(xiāo)。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀等，并嚴格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
五、文件的銷(xiāo)毀
1、對于多余、重復、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關(guān)規定，辦理銷(xiāo)毀手續報總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。
公司文件管理制度2
*****發(fā)展有限公司
目錄
總則...........................................................3
員工招募.........................................................4
培訓制度......................................................6
考勤管理辦法...................................................8
休假管理辦法...................................................9
福利制度........................................................11
生育保險津貼制度...................................................13
困難補助金管理辦法.................................................15
離職管理辦法..................................................17
工作服與工作證管理規定.............................................19
用車(chē)管理制度..................................................20
衛生管理制度..................................................21
報刊雜志的管理辦法.................................................22
工具、耗材領(lǐng)用制度.................................................23
辦公用品與日常用品管理.............................................24
總則
一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規范化、，特制訂本規定，凡本公司所屬員工都應遵守本規定。
二、本公司員工任用、擔保、工作時(shí)間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規定外，皆按本規定辦理。
三、本公司員工應團結友愛(ài)，忠于職守，遵守公司各項規章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽(yáng)奉陰違或敷衍塞責。
四、本公司員工應遵紀守法，努力學(xué)習科學(xué)文化知識，不斷提高自身修養。
五、本公司員工對內應認真工作，愛(ài)惜公物，減少損耗，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，對外應嚴守公司商業(yè)機密（公司的.產(chǎn)品、圖紙、內部文件資料、贏(yíng)利情況、銷(xiāo)售計劃、客戶(hù)資料、工資福利等均屬公司機密）。
六、本公司員工應尊重公司信譽(yù)，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。
七、本公司員工對外接洽事項時(shí)（包括電話(huà)洽談），應態(tài)度謙和，特別注意文明用語(yǔ)，不得滿(mǎn)懷不滿(mǎn)情緒，有損害公司形象的行為。
八、本公司員工應遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結派等行為。
九、本公司員工應發(fā)揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng )業(yè)的精神。
十、本制度經(jīng)行政會(huì )議通過(guò)后，試用實(shí)施，若試用期間有疑問(wèn)，可向行政部以書(shū)面形式提出意見(jiàn)，再由行政部組織會(huì )議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。
行政部
20xx年1月1日
員工招募
為了開(kāi)發(fā)人力資源，為公司注入新的血液，規范公司的員工招募如下：
一、招聘
1、準備：各部門(mén)經(jīng)理根據其工作需要進(jìn)行人員編制或根據人力需求填寫(xiě)人員增補單，經(jīng)總經(jīng)理批準后交行政部進(jìn)行招聘。
2、本公司所需人員一律公開(kāi)條件向社會(huì )公開(kāi)招聘，以學(xué)識、品德、能力、經(jīng)驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規定程序進(jìn)行。
3、初試：應聘人員自備個(gè)人簡(jiǎn)歷帶齊相關(guān)證件到行政部進(jìn)行面試，技術(shù)人員、銷(xiāo)售人員需進(jìn)行筆試。
3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門(mén)經(jīng)理再由部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理統一安排時(shí)間對應聘者進(jìn)行復試，再把最后結果通知行政部。
二、錄用
1、經(jīng)復試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續，并繳相關(guān)證件（學(xué)歷證、身份證復印件各一份，照片兩張），由行政部統一安排崗前培訓。
2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。
1）曾在本公司被開(kāi)除或未經(jīng)批準擅自離職者。
2）經(jīng)指定醫院體檢不合格者。
3）未滿(mǎn)16周歲的未成年公民。
4）品性惡劣，經(jīng)其他公私營(yíng)機構開(kāi)除者（需有確鑿證據）。
5）違法犯法吸食毒品者。
三、擔保
1、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟管理（財務(wù)人員）或認定其職務(wù)有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛員等）必須于到職前辦理?yè)Ｊ掷m（經(jīng)濟擔保，本地有正當職業(yè)、固定收入、固定資產(chǎn)的人士擔保，合法有實(shí)力的團體擔保）。
2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。
1）營(yíng)私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。
2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。
3）竊取機密技術(shù)資料或財物者。
五、試用
1、本公司新進(jìn)人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準免予試用外，一律先經(jīng)試用。
2、新進(jìn)人員一般試用期為1－3個(gè)月，試用期表現特別優(yōu)秀者，經(jīng)直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現不佳者，可當場(chǎng)予以辭退。
3、新進(jìn)人員試用期滿(mǎn)后由行政部通知部門(mén)經(jīng)理對其進(jìn)行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長(cháng)試用期（最長(cháng)2個(gè)月），否則予以辭退，且不得提出異議。
公司文件管理制度3
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的'來(lái)往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。
3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
公司文件管理制度4
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發(fā)管理由行政辦公室統一負責。
工作內容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定,由專(zhuān)人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類(lèi)別編號后,按文印規定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門(mén)、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專(zhuān)人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的.文件原稿送辦公室存檔。
外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫(xiě)閱辦單,按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門(mén),辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時(shí)報送。
文件閱辦部門(mén)或個(gè)人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說(shuō)明原因。
公司文件管理制度5
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等
7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的'內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等
9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等
10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
公司文件管理制度6
1.目的
防止在服務(wù)過(guò)程中因公用設施和服務(wù)過(guò)程無(wú)標識或標識不當導致各類(lèi)不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門(mén)的日常工作。
3.職責
3.1總經(jīng)理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務(wù)過(guò)程標識的監察。
3.2部門(mén)主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過(guò)程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱(chēng)、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門(mén)上貼上有部門(mén)名稱(chēng)的標識。
4.1.4所有設備間出入門(mén)上應有'機房重地,非請勿進(jìn)'的標識。
4.1.5所有閥門(mén)上應作上標識以確認閥門(mén)開(kāi)閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內的物資名稱(chēng)和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門(mén)上貼'嚴禁煙火'的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著(zhù)位置。
4.1.8在進(jìn)天臺的通道上應有'天臺重地,非請勿進(jìn)'的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過(guò)程的標識
4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域,對區域內的財產(chǎn)要做好防護措施,并放置有'危險勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時(shí),必須在開(kāi)關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現場(chǎng)又無(wú)工作人員時(shí),應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂(lè )設施、會(huì )所等設施暫停開(kāi)放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的`標識。
4.2.6維修公共衛生間設施時(shí),應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應在單元防盜門(mén)或明顯位置懸掛'此區域在清潔中'字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過(guò)程(如一些清潔、保安、設備維護服務(wù))標識,應通過(guò)制定明確的服務(wù)規范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現。
4.3標識的管理
4.3.1各部門(mén)自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規范的樣式,所有ci手冊所規范的標識,部門(mén)必須嚴格執行。
4.3.2各部門(mén)如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現標識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時(shí)更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷(xiāo)標識時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權品質(zhì)主管同意后方可執行。
5.相關(guān)文件
《ci標識手冊》
公司文件管理制度7
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應公司快速發(fā)展的需要，推進(jìn)行政辦公物品的規范化管理，控
制辦公費用，本著(zhù)節約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門(mén)。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含U盤(pán)、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章辦公用品的分類(lèi)
第三條行政辦公物品的分類(lèi)
行政辦公物品分三類(lèi)：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。
1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過(guò)程中保持原有的實(shí)物形態(tài)，單位價(jià)值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。
2、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長(cháng)，在使用過(guò)程中不易損耗，單位價(jià)值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。
3、辦公用品是指使用期限較短，價(jià)值較低，在使用過(guò)程中容易消耗的各種辦公類(lèi)資產(chǎn)。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門(mén)，負責對
行政辦公物品支出情況進(jìn)行監督、控制，其管理職責主要包括：
1、供應商選擇及管理；
2、組織各部門(mén)行政物品管理程序監控；
3、年度。每月辦公物品開(kāi)支計劃的編制、報批和執行；
4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；
5、配合財務(wù)部對辦公物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，建立行政辦公物品臺賬，負責
日常維護和修理。
第五條部門(mén)資產(chǎn)負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產(chǎn)管理制度；各
部門(mén)有專(zhuān)人負責本部門(mén)資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門(mén)室內的辦公設備等資產(chǎn)；
第六條資產(chǎn)使用人的主要職責：應該愛(ài)護公司財產(chǎn)，合理使用辦公設備，由
人力資源部協(xié)助負責培訓員工愛(ài)護國有資產(chǎn)意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門(mén)進(jìn)行維修登記。
第四章行政辦公物品采購
第七條辦公用品采購
1、行政部每月按各部門(mén)需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，
納入公司的全面預算，報公司財務(wù)部列入每月全公司資金計劃。
2、行政部持相關(guān)票據根據公司相關(guān)財務(wù)規定報銷(xiāo)，費用計入各部門(mén)
的年度預算執行臺賬。
3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規格及使用情況購買(mǎi)，并由行政
部主管領(lǐng)導批準后購進(jìn)。購進(jìn)消耗材料統一保管。
第八條辦公類(lèi)服務(wù)采購
辦公類(lèi)服務(wù)采購指公司各部門(mén)對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務(wù)類(lèi)的采購。
1、行政部進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢(xún)價(jià)后按程序選擇服務(wù)供應商。
2、各部門(mén)有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后在
公司行政部公布的.服務(wù)供應商范圍內選擇。
第九條辦公資產(chǎn)采購
1、辦公資產(chǎn)采購計劃
各部門(mén)歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時(shí)，填寫(xiě)《辦公物品申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導審批通過(guò)并簽字后，提交行政部實(shí)施采購。
2、實(shí)施采購
行政部進(jìn)行貨比三家的辦法進(jìn)行詢(xún)價(jià)后，連同采購申請表和詢(xún)價(jià)后的采購報價(jià)單上報公司領(lǐng)導，經(jīng)審批后方可到財務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購買(mǎi)。
3、驗收
行政部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細驗收采
購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫(xiě)驗收單并簽字確認，行政部和使用部門(mén)各自登記辦公資產(chǎn)臺賬。財務(wù)部根據入庫單和購物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理�！掇k公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發(fā)
1、各部門(mén)指定一名專(zhuān)人負責本部門(mén)辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。
2、辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負責辦理使用部門(mén)的領(lǐng)用手續，認真
填寫(xiě)文具領(lǐng)用登記單，并進(jìn)行臺賬登記，寫(xiě)明物品名稱(chēng)、規格、使用人及數量等。
3、員工在公司內部調動(dòng)，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產(chǎn)的管理
1、資產(chǎn)調撥
部門(mén)與部門(mén)之間轉移辦公設備等資產(chǎn)必須填寫(xiě)《資產(chǎn)調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門(mén)負責人—調入部門(mén)負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產(chǎn)。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產(chǎn)。
2、資產(chǎn)報廢
由部門(mén)負責人填寫(xiě)《資產(chǎn)報廢申請單》，報行政部。行政部會(huì )同財務(wù)部門(mén)進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導審批，審批后方可報廢。行政部和財務(wù)部門(mén)同時(shí)銷(xiāo)賬。有再使用價(jià)值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺賬做相應調整。在報廢前，部門(mén)不得隨意丟棄，否則該部門(mén)按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規定處罰。
3、資產(chǎn)的租用、出租和外借
�。�1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用
部門(mén)必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買(mǎi)不經(jīng)濟合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準方可租用，租用手續由行政部統一辦理。
�。�2）公司長(cháng)期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借。行
政部定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，對其中達到報廢條件的按相關(guān)制度辦理報廢手續，對長(cháng)期閑置的物品主動(dòng)尋求外租，對今后沒(méi)有使用價(jià)值的物品進(jìn)行出售。
4、辦公資產(chǎn)的日常維護、維修
�。�1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責任部門(mén)。
�。�2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計劃，并納入預算和經(jīng)營(yíng)計劃。根據
維修計劃對各部門(mén)辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查，按期進(jìn)行維護，保證各物品正常工作。
�。�3）各部門(mén)的辦公資產(chǎn)需要維修時(shí)，由部門(mén)負責人填寫(xiě)《辦公設備
維修申請表》報送行政部。不經(jīng)部門(mén)資產(chǎn)負責人而私自維修的，相關(guān)費用行政部不予受理。
�。�4）行政部接到申請單后，需對報修設備進(jìn)行鑒定，進(jìn)行相應的維
修、更換，一般性維修理應在三個(gè)工作日內修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個(gè)工作日內修理完畢。維修完畢后及時(shí)登記《辦公設備維修記錄表》，資產(chǎn)使用部門(mén)負責人簽字確認。
�。�5）若聘請外部單位進(jìn)行維修，相關(guān)付款事項執行資金支付程序。
公司文件管理制度8
1.編訂依據
本公司為了規范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運營(yíng)流轉效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內部記錄和內外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。
3.責任部門(mén)
本制度的編訂和修訂部門(mén)為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規定
4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來(lái)記錄。
4.1.2內部記錄的設定格式為：
QR + XX + XX + X/X
記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號+版本號
4.1.3外來(lái)記錄的設定格式為：
�。╓L）QR + XX + XX
外來(lái)記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號
4.2公司文件編號規定
4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：
�。�1）標準操作指導書(shū)：SOP
�。�2）標準檢驗指導書(shū)：SIP
�。�3）標準管理程序：SMP
4.2.2質(zhì)量手冊的編寫(xiě)格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+質(zhì)量手冊縮寫(xiě)+手冊版本號
4.2.3程序文件的設定格式為：
TXJY + QP + XX + X/X
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+程序文件縮寫(xiě)+文件編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規程、管理程序的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件類(lèi)別+文件所屬部門(mén)+文件編號+版本號
4.2.5外來(lái)文件的.設定格式為：
WL + XX + XX
外來(lái)文件縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+部門(mén)內部編號
4.3部門(mén)編號的規定
4.3.1各部門(mén)的編號以組織機構圖中的部門(mén)名稱(chēng)為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場(chǎng)部MD、銷(xiāo)售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。
4.4文件編寫(xiě)格式的確認
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距設置為0，同時(shí)設定為自動(dòng)調整中文與數字的間距。
4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進(jìn)的編號方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁(yè)面布局設定為上下頁(yè)間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號后空一格編寫(xiě)內容以保證美觀(guān)。對于正文中出現的部門(mén)、規章制度、法律法規應名稱(chēng)完整，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)。正文編寫(xiě)完成后，應通讀流暢，對于應進(jìn)行斷句的內容使用中文標點(diǎn)符號進(jìn)行斷句。
4.5文件的發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作說(shuō)明書(shū)等。文件全部由體系部進(jìn)行統一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數量，并由簽收人當面進(jìn)行簽收。
4.5.2文件補發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請填寫(xiě)《文件補發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內日將補發(fā)的文件交于申請部門(mén)。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應文件隸屬部門(mén)，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執行部門(mén)注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門(mén)編制的文件應統一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應具有受控章，無(wú)受控章的為無(wú)效文件。
4.5.5文件編號
4.5.5.1由各部門(mén)編號的文件應統一編號格式，部門(mén)內編制的文件應及時(shí)進(jìn)行梳理，文件編號不得重復。如部門(mén)文件編號在執行中發(fā)現重復應及時(shí)上報體系部進(jìn)行核對并處理。
公司文件管理制度9
（一）總則
第一條爲減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來(lái)廠(chǎng)公啓文件（除廠(chǎng)領(lǐng)導訂啓的外）均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封後應及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親啓文件，廠(chǎng)領(lǐng)導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。
3、爲加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規定
1、全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群衆團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群衆團體文件由黨委批轉。
3、對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的`會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠(chǎng)規章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；
�。�3）公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；
�。�4）公布全廠(chǎng)性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項；
3、黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用於：
�。�1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠(chǎng)日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；
2、黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付列印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
9、文稿審核會(huì )簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對工廠(chǎng)報告、申請的批復；
�。�2）黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；
�。�3）廠(chǎng)黨委會(huì )、廠(chǎng)長(cháng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì )、工廠(chǎng)管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；
�。�4）廠(chǎng)黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等廠(chǎng)一級的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；
�。�6）叁加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì )上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠(chǎng)生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠(chǎng)日志和大事記；
�。�10）工廠(chǎng)向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷(xiāo)毀
第十七條對於多馀、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機要秘書(shū)和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。
公司文件管理制度10
(一)總則
為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,同級函、電、來(lái)文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件,公司領(lǐng)導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書(shū),切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的`范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項;公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:
�、偕霞墮C關(guān)來(lái)文,包括上級對公司報告、申請的批復;
�、诠景l(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;
�、芄疽患壗M織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果;
�、迏⒓由霞壵匍_(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷(xiāo)毀對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
公司文件管理制度11
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書(shū)辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門(mén)分工和職責，傳達部門(mén)負責人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。
4、各部門(mén)收到的函件，應交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門(mén)起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門(mén)對公司所發(fā)的`內部文件必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專(zhuān)人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢(xún)
1、凡查詢(xún)、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機密及項目當事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導同意后才能查詢(xún)。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
公司文件管理制度12
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執行的文件；（主要收集部門(mén)：行政部）
2、上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
3、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門(mén)：行政部）
4、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門(mén)：行政部）
5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門(mén)：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門(mén)：行政部）
7、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門(mén)：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤(pán)片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話(huà)記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門(mén)：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書(shū)、有紀念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來(lái)往文件等；（主要收集部門(mén)：行政部）
20、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專(zhuān)業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門(mén)：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專(zhuān)業(yè)都要建立健全個(gè)專(zhuān)業(yè)的.文件、圖書(shū)等材料，由各部專(zhuān)業(yè)集中統一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類(lèi)別。
�。�3）文件承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長(cháng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
公司文件管理制度13
第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書(shū)) 拆封和簽收后應及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類(lèi)登記編號、保管。
2.本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書(shū))應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū))，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書(shū))，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構變動(dòng)或干部任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)其他有關(guān)重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各科室書(shū)面或口頭自行通知執行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規定：
1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的'方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)；
7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；
8.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
9.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統一編號送打字室打��；
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數印刷，再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))負責歸檔：
(1)上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會(huì )、主任辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、職工委員會(huì )以及各種例會(huì )記錄；
(4)支部黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；
(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報表言材料等；
(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷(xiāo)毀
第十七條 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監督下銷(xiāo)毀。
公司文件管理制度14
文件管理內容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類(lèi)文件外來(lái)和內發(fā)統一由總經(jīng)辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長(cháng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專(zhuān)人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門(mén)并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類(lèi)登記編號、保管。
2.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據文件內容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領(lǐng)導或分管領(lǐng)導閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據等可由總經(jīng)辦直接分轉處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì )辦的文件應同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)應按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時(shí)間當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時(shí)歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線(xiàn)員工。一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習相關(guān)文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。
五、發(fā)文的規定
1.公司上報下發(fā)正式文件的權力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規定設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
六、發(fā)文的范圍
1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規章制度
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報
(6)其他相關(guān)重大事項
3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術(shù)、管理、建設工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執行一般不用發(fā)文。
5.各部門(mén)如會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
七、發(fā)文程序規定
1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經(jīng)辦應根據董事長(cháng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿
5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿對文稿內容、質(zhì)量負責
6.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚
7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長(cháng)、總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)
8.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專(zhuān)人按數印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
八、文件的借閱和清退
各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的'本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責歸檔
(1)上級部門(mén)來(lái)文包括上級對本部門(mén)報告、申請的批復(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會(huì )議、行政辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、全體職工大會(huì )以及各種例會(huì )記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果
(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報表言材料等(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷(xiāo)毀
1、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定辦理申請銷(xiāo)毀手續。
2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監督下銷(xiāo)毀。
公司文件管理制度15
1 目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3 職責
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7 工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的.重要依據和工具。
4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分類(lèi)
5.1.1 文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
�。�5） 外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2 文件階層分類(lèi)
�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
�。�2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報表等。
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