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文書(shū)檔案室檔案管理的制度（通用20篇）
在當下社會(huì )，制度起到的作用越來(lái)越大，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。大家知道制度的格式嗎？下面是小編收集整理的文書(shū)檔案室檔案管理的制度，希望對大家有所幫助。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇1
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的.有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫(xiě)出書(shū)面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛(ài)護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。
6、不準轉借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開(kāi)始執行。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇2
第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的`借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇3
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的`，應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇4
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類(lèi)規章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級來(lái)文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質(zhì)監及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
�、诟鶕䴔n案內容合并整理、立卷;
�、鄹鶕䴔n案內容的歷史關(guān)系，區別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。
十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據有關(guān)規定的.酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇5
為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，根據黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認真貫徹執行黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。
2.加強組織紀律，堅守工作崗位。
3.人事檔案管理部門(mén)應設立專(zhuān)用檔案庫房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發(fā)現問(wèn)題，立即報告，及時(shí)采取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專(zhuān)人管理。管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續。
6.無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。
7.嚴禁用電話(huà)、電報索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個(gè)人政治歷史問(wèn)題或其他重要問(wèn)題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)合和娛樂(lè )場(chǎng)合，不得在電話(huà)或公共場(chǎng)所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內容。
8.對利用人事檔案的人員，進(jìn)行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。
9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過(guò)機要傳遞或專(zhuān)人送達，盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷(xiāo)毀。
11.人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導或有關(guān)人員因工作需要借閱時(shí)，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過(guò)五天。
12.屬歸檔的材料，及時(shí)轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。
13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發(fā)現泄密事件，認真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集工作調配、干部任免、組織發(fā)展、職稱(chēng)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jì)、廉的文件材料，充實(shí)檔案內容。相關(guān)部門(mén)應配合人事處及時(shí)做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見(jiàn)附件。
2.校屬各單位要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專(zhuān)兼職人員負責收集本單位的`歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個(gè)月內轉至我校，沒(méi)有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現其他相關(guān)待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過(guò)認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實(shí)準確，完整齊全，格式規范、文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存備查價(jià)值。需經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷(xiāo)毀材料需經(jīng)人事處負責人批準，由專(zhuān)人負責監銷(xiāo)。
6.人事檔案材料，須統一使用十六開(kāi)規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
7.每年引進(jìn)人員要填寫(xiě)干部履歷表或補充表，充實(shí)干部人事內容。
8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經(jīng)過(guò)鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷(xiāo)毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時(shí)和整理過(guò)程中進(jìn)行。
3.鑒別要以有關(guān)文件規定為依據，嚴肅認真，確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。
4.歸檔的材料必須真實(shí)完整，字跡清楚，對象明確，手續完備;對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷(xiāo)毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。
5.人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進(jìn)行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。
2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類(lèi)準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識，掌握整理人事檔案的有關(guān)規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。
4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細則》規范地整理，零材料及時(shí)裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷(xiāo)毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導批準按規定銷(xiāo)毀。
7.整檔過(guò)程中，要切實(shí)做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸煙，嚴防丟失和匯漏檔案內容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書(shū)記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫(xiě)《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復印借出人事檔案材料應認真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領(lǐng)導同意后，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時(shí)不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自-拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門(mén)審查批準后才能復制(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門(mén)負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
六、轉遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準確、安全。
2.人事檔案應通過(guò)機要交通渠道轉遞或派專(zhuān)人傳送，一般情況下，不準公開(kāi)郵寄或交本人自帶。如外單位派專(zhuān)人來(lái)提取，必須持人事部門(mén)出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時(shí)，必在轉出手續完備的前提下，須經(jīng)人事處
有關(guān)負責人同意簽署意見(jiàn)并由主管人事工作校領(lǐng)導同意后方可轉出。有關(guān)部門(mén)同時(shí)把本人的現實(shí)表現、體檢表或技術(shù)檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個(gè)月未見(jiàn)對方退回回執應寫(xiě)信或電話(huà)催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著(zhù)我校的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調整，人事處及組織部應將人事變動(dòng)情況、干部調動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事處有關(guān)負責人應及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關(guān)部門(mén)負責人應在一個(gè)月以?xún)茸坊貦n案，最多不超過(guò)三個(gè)月。
5.職工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等，在沒(méi)收到接收單位人力資源管理部門(mén)轉來(lái)的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關(guān)部門(mén)的收費規定收取檔案保管費。自動(dòng)離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下，方可轉出。
6.校各部門(mén)應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時(shí)，按照學(xué)校有關(guān)文件規定收取管理費用和其他費用。
8.是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關(guān)人員認真填寫(xiě)《干部人事檔案轉出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門(mén)對所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時(shí)，要嚴格檢查，經(jīng)核對無(wú)誤后，方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對，發(fā)現錯誤，及時(shí)糾正。
4.出和接收人事檔案時(shí)，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇6
一、 目的：
為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、 內容：
1、歸檔制度
�。�1）對資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。
�。�2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
�。�3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后也要進(jìn)行檢查核對
3、保衛制度
�。�1）指定專(zhuān)人負責檔案保管。
�。�2）備齊必要的存檔設備。
�。�3）檔案柜保持清潔，不準存放無(wú)關(guān)物品。
�。�4）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
4、 統計制度
�。�1）人事檔案的數量。
�。�2）人事檔案材料收集補充情況。
�。�3）檔案整理和保管情況。
�。�4）檔案及設備利用情況。
5、 轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動(dòng)等原因引起，
�。�1）取出應轉走的檔案；
�。�2）填寫(xiě)人事檔案轉遞記錄；
�。�3）按發(fā)文要求包裝、密封
6、借檔制度
�。�1）由有關(guān)單位部門(mén)開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的`理由，并加蓋公章。
�。�2）其次，人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
�。�3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇7
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規定
1、基礎管理
1.1原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的.真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應及時(shí)將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1.5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇8
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(cháng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學(xué)習單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價(jià)，對其學(xué)歷、專(zhuān)長(cháng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復查的人事材料；
4、記錄關(guān)于員工在所工作或學(xué)習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類(lèi)表彰、獎勵的'人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來(lái)的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個(gè)人情況變更規定。
1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(cháng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎懲記錄等項目。
2、項目?jì)热萑缬凶兓�，員工應以書(shū)面方式及時(shí)準確地向人事部報告，以便使員工個(gè)人檔案內有關(guān)記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實(shí)的基礎。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇9
一、干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門(mén)，應根據規定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛(ài)護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫(huà)、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門(mén)同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經(jīng)檔案主管部門(mén)簽署意見(jiàn)蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫(xiě)借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無(wú)關(guān)人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。（最多不超過(guò)15天）
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛(ài)護機器設備，熟悉機器性能，按程序規范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時(shí)維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個(gè)月內完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時(shí)備份，并登記備份的時(shí)間和主要內容。
6、不得隨意使用外來(lái)磁盤(pán)，確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息，無(wú)關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專(zhuān)人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集干部任免、調動(dòng)、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實(shí)檔案內容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的'材料，未經(jīng)組織同意，個(gè)人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業(yè)干部，都應填寫(xiě)“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進(jìn)干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門(mén)，在材料形成后的一個(gè)月內，將材料主動(dòng)送交主管干部人事檔案的部門(mén)歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時(shí)、主動(dòng)地向有關(guān)部門(mén)索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關(guān)規定進(jìn)行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷(xiāo)毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書(shū)寫(xiě)的材料，必須經(jīng)過(guò)復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進(jìn)行整理立卷。
五、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準確、安全。
2、縣及相當于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門(mén)，可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經(jīng)過(guò)認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過(guò)機要交通轉遞或派專(zhuān)人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫(xiě)“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個(gè)月未退回，轉出單位要查詢(xún)，以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著(zhù)干部的工作調動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)及時(shí)轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門(mén)對所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時(shí)，要嚴格檢查，經(jīng)核對無(wú)誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對，發(fā)現差錯，及時(shí)糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時(shí)，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無(wú)誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門(mén)，應設立專(zhuān)用檔案庫房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應明確專(zhuān)人管理。管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續。
5、非管理及無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房（室）。
6、嚴禁用電話(huà)、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題的材料。
7、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè )場(chǎng)所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷(xiāo)毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門(mén)，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門(mén)，應在材料形成的一個(gè)月內，主動(dòng)送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔。
3、任何組織與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門(mén)，應與各有關(guān)部門(mén)建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門(mén)，對未能按時(shí)遞交檔案材料的部門(mén)，應主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系。
6、發(fā)現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)補送或補辦手續。
九、干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；
4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；
5、為有關(guān)部門(mén)提供干部的情況；
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；
7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設和宏觀(guān)業(yè)務(wù)指導；
8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術(shù)；
9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他有關(guān)事項。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇10
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì )實(shí)踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢(xún)、借用和轉遞，建立科學(xué)的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實(shí)現人事檔案管理的科學(xué)化和現代化。
第三條貫徹執行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。
第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時(shí)確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(三)審計工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專(zhuān))、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習成績(jì)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書(shū)、學(xué)習鑒定、博士后研究人員工作期滿(mǎn)登記表等材料。
(五)評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)工作中形成的有關(guān)材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)任職資格申報表、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的意見(jiàn)，檢查交代或情況說(shuō)明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論(意見(jiàn)、決定)、調查報告、批復及有關(guān)的主要依據材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。
(八)黨、團組織建設工作中形成的有關(guān)材料：
1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)(已批準轉正的)、入黨申請書(shū)、預備黨員轉正申請書(shū)、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見(jiàn)及主要事實(shí)的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見(jiàn)，退黨材料。
2、中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書(shū)、申請書(shū)、團員登記表、退團材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎勵活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：
勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表?yè)P等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀律檢查、監察、法律部門(mén)和行政管理部門(mén)工作中形成的有關(guān)材料;處分決定，免予處分的意見(jiàn)，上級批復，核實(shí)(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見(jiàn);撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書(shū);復查甄別報告，決定(結論)、上級批復等。
(十一)任免、調動(dòng)、軍隊干部轉業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的`有關(guān)材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書(shū)，政審結論和有關(guān)證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動(dòng)審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專(zhuān)家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問(wèn)題的審批表，批復材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議和工、青、婦等群眾團體代表會(huì )，以及民主黨派代表會(huì )議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書(shū)，確定致殘等級的有關(guān)材料，新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集員工任免、調動(dòng)、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jì)、廉的材料，充實(shí)檔案的內容。
(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計劃地布置填寫(xiě)員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項規定，主動(dòng)和有關(guān)部門(mén)協(xié)調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇11
(一)干部人事檔案材料收集制度
1.嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作;
2.檔案工作人員要積極主動(dòng)地與干部人事檔案材料形成部門(mén)取得聯(lián)系，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應歸檔的人事檔案材料;
3.干部人事檔案材料的形成部門(mén)，應在形成正式材料后的一個(gè)月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進(jìn)行核對，對缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時(shí)催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知形成檔案材料部門(mén)補送材料或補辦手續，形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理;
5.對不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門(mén)。
(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1.嚴格把好干部人事檔案材料“入口關(guān)”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的.簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;
5.干部人事檔案材料應統一使用16開(kāi)紙(19×26.5厘米)，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，不得用計算機打印簽名;
6.凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每?jì)赡暄b訂入卷一次。
(三)干部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領(lǐng)導審批后，方可查(借)閱;
2.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時(shí)，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無(wú)關(guān)的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記;
4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容;
5.查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容;
6.查閱人員必須愛(ài)護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導批準，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過(guò)15天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所參觀(guān)、游覽、探親訪(fǎng)友。
(四)干部人事檔案轉遞制度
1.轉遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準確、安全;
2.干部因工作調動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導審批后，一個(gè)星期內將檔案轉給新的主管單位;
3.轉出的檔案必須完整齊全，并按規定進(jìn)行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;
4.轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封;
5.干部檔案應通過(guò)機要交通轉遞或派專(zhuān)人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;
6.轉出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執的，應發(fā)函或打電話(huà)詢(xún)問(wèn)，以防丟失;
7.收到轉遞來(lái)的檔案，經(jīng)檢查核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。
(五)干部人事檔案檢查核對統計制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決;
2.提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無(wú)誤后方可入庫;
3.干部檔案轉出或轉入時(shí)，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;
4.整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對，發(fā)現差錯及時(shí)糾正。
(六)干部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房;
3.檔案工作人員要嚴格執行查(借)閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲(chóng)鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);
6.堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現異常情況，應及時(shí)采取措施，確保檔案安全;
7.堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關(guān)好門(mén)窗，切斷電源;
8.嚴禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接手續;
10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個(gè)人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責
1.熱愛(ài)本職工作，忠于職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳，及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時(shí)報送省管干部檔案材料;
3.嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;
4.及時(shí)登記教職工職務(wù)、工資變動(dòng)情況;
5.為學(xué)校及有關(guān)部門(mén)提供教職工情況;
6.維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作;
7.調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設和業(yè)務(wù)指導;
8.完成領(lǐng)導交辦的其他事項。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇12
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的'所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇13
一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應聘及入職后的個(gè)人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動(dòng)情況。
以下資料納入公司人事檔案范圍內：
1、應聘登記表（含簡(jiǎn)歷）
2、身份證、學(xué)歷證書(shū)、駕駛證等復印件
3、無(wú)犯罪記錄證明、擔保人資料
4、入職自薦信、入職培訓記錄表、上崗承諾書(shū)
5、員工轉正考核表、申請書(shū)、申請表、轉正承諾書(shū)
6、勞動(dòng)合同
7、崗位變動(dòng)記錄
8、薪資調整記錄
9、獎懲記錄
10、保險繳納記錄
11、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議
12、其它有必要納入檔案的資料（如：?jiǎn)T工基本情況登記表等）
二、檔案建立及維護：
人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉正、崗位變動(dòng)、薪酬調整等資料在調整后的一周內放入員工檔案。為保證檔案的時(shí)效性，要求員工每年3月份填寫(xiě)一份最新的員工基本情況登記表并放入檔案，原登記表繼續保存。員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門(mén)編號統一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢(xún)。辭職、辭退員工的檔案從原部門(mén)提出，單獨保管
三、檔案查詢(xún)權限：?jiǎn)T工檔案涉及員工個(gè)人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容，HR經(jīng)理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門(mén)經(jīng)理因工作需要可以查詢(xún)本部門(mén)員工檔案，其他人因工作需要經(jīng)HR經(jīng)理同意后方可查詢(xún)員工檔案。
四、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司后的`檔案，不含員工進(jìn)入公司前的人事檔案
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇14
第一條 為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整。結案后及時(shí)交專(zhuān)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條 凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍：
1、公司的`規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第六條 檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇15
1.0主要內容及適用范圍
規定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷(xiāo)毀等管理內容�？蛻�(hù)檔案管理執行《客戶(hù)檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書(shū)結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導和監督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理現代化、科學(xué)化。
3.0檔案的種類(lèi)
3.1法規性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )及其相關(guān)行政會(huì )議等形成的文件和會(huì )議材料、會(huì )議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規劃、開(kāi)發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營(yíng)銷(xiāo)計劃、財務(wù)計劃等。
3.4總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計劃指標、技術(shù)指標、營(yíng)銷(xiāo)指標等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。
3.6憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達標證書(shū)和證明等。
3.8匯報性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報各級主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統計表，以及公司領(lǐng)導在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè )活動(dòng)中，以及在外學(xué)習、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
3.12技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料，按有關(guān)規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據實(shí)際情況適當延長(cháng)。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規定的歸檔時(shí)間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地擬寫(xiě)好案卷標題，把案卷內容表達出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門(mén)形成的文件為主，根據文件形成的`特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門(mén)為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進(jìn)行排列，系統地反映問(wèn)題，做到查找方便。
5.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無(wú)密級檔案。
6.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會(huì )有誤。
6.5必要時(shí)，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續。如延長(cháng)借閱時(shí)間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
7.6外來(lái)參觀(guān)人員，統一由負責接待人答復問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷(xiāo)毀
8.1對超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷(xiāo)毀。
8.2經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。
8.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時(shí)修補。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇16
第一條為保證各類(lèi)檔案完整性、規范性、安全性，結合國家檔案局第10號令和xx市檔案有關(guān)規定，根據公司檔案工作制度，制定本制度。
第二條檔案由總經(jīng)理指定專(zhuān)人依據本制度履行管理職責，人員名單報總部政務(wù)處備案。
歸檔范圍實(shí)行確認制，即檔案部門(mén)首先根據辦事處的權責體系及相關(guān)規章制度起草各部門(mén)文件材料的歸檔范圍，經(jīng)與各部門(mén)討論修改，并呈辦事處領(lǐng)導審核確認后，形成《歸檔范圍及保管期限表》。檔案部門(mén)以確認通過(guò)的歸檔范圍作為各部門(mén)檔案收集是否齊全的依據�！稓w檔范圍及保管期限表》詳見(jiàn)附件。
�。ㄒ唬w檔文件材料必須為原件，一般一式一份（套），因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。
�。ǘw檔文件材料必須齊全，即按照歸檔范圍應歸檔的文件材料全部歸檔。
�。ㄈw檔文件材料必須完整，即每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復件、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、榮譽(yù)檔案與說(shuō)明榮譽(yù)檔案的通報等文字材料、紙質(zhì)件與電子件完整。
�。ㄋ模w檔文件材料必須準確，即歸檔文件材料內容真實(shí)，簽署和用印符合文書(shū)工作規范，紙質(zhì)件與電子件內容相符。
�。ㄎ澹w檔文件的載體材料和書(shū)寫(xiě)材料須符合耐久性要求，如有裝訂應使用不易生銹的裝訂材料。
�。w檔文件材料應事先經(jīng)由各歸檔部門(mén)進(jìn)行初步整理，依次編訂件號和頁(yè)號，并填寫(xiě)《檔案移交清冊》。
外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題和目錄后歸檔；聲像檔案歸檔前，應由歸檔部門(mén)進(jìn)行檢驗，保證載體清潔、耐久和內容真實(shí)、可讀，歸檔的數碼照片要求是精度在300萬(wàn)像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音頻材料為WAV或MP3的格式文件，視頻材料為MPEG或MPEG-2的格式文件，并附相關(guān)文字說(shuō)明。
檔案由檔案部門(mén)集中統一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得據為己有或拒絕歸檔，歸檔時(shí)間實(shí)行定期歸檔與隨時(shí)歸檔相結合的原則：
�。ㄒ唬h群工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、行政管理工作中形成的文件應在第二年一季度向檔案部門(mén)移交。
�。ǘ┛蒲虚_(kāi)發(fā)、項目建設文件應在項目鑒定、竣工驗收后三個(gè)月內由向檔案部門(mén)移交。
�。ㄈ┐艓�、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應在工作結束后及時(shí)歸檔，或與相應內容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。
�。ㄋ模┺k事處取得的各類(lèi)證照由本單位證照部門(mén)負責保管、統計和利用。
�。ㄎ澹┎糠謱�(zhuān)業(yè)檔案（如人事檔案、會(huì )計檔案、審計檔案）由相應部門(mén)單獨負責歸檔管理，一般隨時(shí)歸檔。
檔案部門(mén)對接收的文件進(jìn)行檢查，將不符合要求的文件退回原部門(mén)重新整理。符合要求的文件，交接雙方在《檔案移交清冊》上簽字，該表一式兩份，歸檔部門(mén)和檔案部門(mén)各留一份，以備查考。
�。ㄒ唬┮浴凹睘閱挝徽�，一般每份文件材料為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊為一件；來(lái)文與復文為一件。
�。ǘ┮浴鞍妇怼睘閱挝徽�，在按件整理的基礎上，綜合管理類(lèi)檔案按職能進(jìn)行組卷；科研開(kāi)發(fā)、項目建設檔案按課題或項目分專(zhuān)業(yè)、分階段進(jìn)行組卷；設備儀器類(lèi)以單臺（套）設備儀器組卷，隨機文件較多時(shí)可按照部件、組件分別組卷。
�。ㄒ唬┓彩欠从侈k事處主要戰略發(fā)展、經(jīng)營(yíng)管理、行政管理和基本歷史面貌的，有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
�。ǘ┓彩欠从侈k事處一般工作活動(dòng)，在較長(cháng)時(shí)間內有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為30年。
�。ㄈ┓彩窃谳^短時(shí)間內對辦事處有參考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為10年。
根據文件內容，檔案的密級一般劃分為絕密、機密、秘密和普通，其中涉及中國華信利益的商業(yè)秘密檔案劃分為核心商密、普通商密。
當年辦完的文件應當年立卷；跨年度的請示、批復，來(lái)函、復函應一并歸入復文年立卷，沒(méi)有復文的歸入請示年立卷；跨年度的會(huì )議文件，歸入會(huì )議開(kāi)幕年立卷；跨年度的條約、條例、規章、制度等歸入公布或批準年立卷。
�。ㄒ唬w檔文件一般按類(lèi)目體系及時(shí)間先后順序排列，帶文號的公文、紀要、簡(jiǎn)報等文件材料按文號排列；成套性文件材料集中排列，如會(huì )議材料、統計報表、大事記等；單份文件排列順序為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；
�。ǘw檔文件如需裝訂，需注意裝訂材料應符合檔案保護要求，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌，裝訂時(shí)，將件內的各頁(yè)按一定方式對齊，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。
編寫(xiě)頁(yè)號以獨立案卷為單位，每卷單獨編號，單面文件材料編在頁(yè)面右上角，雙面文件材料正面編在右上角，背面編在左上角，折疊后的圖紙一律在右上角，編寫(xiě)頁(yè)號從“1”開(kāi)始；案卷封面、卷內備考表不編寫(xiě)頁(yè)號。
1、辦事處檔案按照總部規定一級類(lèi)目分為以下幾大類(lèi)：
黨群工作類(lèi)[01]、行政管理類(lèi)[02]、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)[03]、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)[04]、產(chǎn)品管理類(lèi)[05]、基建類(lèi)[06]、設備儀器類(lèi)[07]、會(huì )計檔案類(lèi)[08]、人事檔案類(lèi)[09]、特殊載體類(lèi)[10];
2、二級類(lèi)目編號方式與《歸檔范圍與檔案保管期限表》中的.二級類(lèi)目序號一致，如“1、2”、“1、3”等。
機構代碼具有唯一性，一個(gè)代碼對應一家公司，由總部辦公廳統一編制。機構代碼不隨公司更名而改變，如辦事處注銷(xiāo)，其代碼也不再重復使用；
保管期限以英文大寫(xiě)字母進(jìn)行標示，即A：永久；B：30年；C：10年；
類(lèi)目號包括各級類(lèi)目，一級類(lèi)目以外的各級類(lèi)目編制、檔號中體現幾級類(lèi)目，由各單位根據實(shí)際情況自行制定；
件號（流水號）為文件排列順序號。檔案號中件號是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級類(lèi)目?jì)鹊呐帕许樞蛱�，�?位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。件號原來(lái)為3位，現在統一為4位。
根據檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—20xx）,修訂編制格式，具體調整為下列樣式：
1、歸檔文件經(jīng)過(guò)整理編號后，應在每份文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內容；
2、歸檔章設置機構代碼、年度、保管期限、機構或問(wèn)題（即類(lèi)目號）、件號、頁(yè)號等必備項，規格一般為長(cháng)45mm、寬16mm，分為均勻的六格。歸檔章在使用中，外框顏色一律使用紅色，歸檔章內容，顏色一律使用黑色。樣式如下：
文書(shū)檔案盒背脊填寫(xiě)方式與歸檔章填寫(xiě)方式保持一致，起止件號填寫(xiě)檔案盒內起始與終止的件號，各單位可參照執行。
�。ㄒ唬└鶕袃任募帕许樞蛞来尉幹啤稓w檔文件目錄》，一式兩份（一份隨卷，一份單獨存放備查）。
�。ǘ┨顚�(xiě)《盒內備考表》，簡(jiǎn)要說(shuō)明盒內文件的件數、頁(yè)數，以及整理、保管和利用過(guò)程中出現的各種問(wèn)題，如文件缺損、字跡褪色、借出、銷(xiāo)毀等，每次說(shuō)明的內容經(jīng)辦人要簽名并注明日期。
�。ㄈ┮来螌ⅰ稓w檔文件目錄》、歸檔文件、《盒內備考表》裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面與盒脊的相關(guān)信息。
�。ㄋ模n案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架，普通檔案裝盒上架的排列方式為應自上而下、從左往右；底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁裝具；重要檔案應異地備份。
對已到和超過(guò)保管期限的檔案，由檔案工作人員編制《檔案鑒定清冊》，并向公司有關(guān)領(lǐng)導提出鑒定申請。鑒定工作的內容主要有：
成立專(zhuān)門(mén)的鑒定小組，鑒定小組由檔案工作人員、歸檔部門(mén)負責人、檔案部門(mén)負責人和辦事處相關(guān)領(lǐng)導組成，負責指導、監督檔案保存價(jià)值鑒定工作及對檔案的存毀作出決定。
�。ǘ┤娣治鑫募鞣矫嫣卣�，把握被鑒定文件、材料與其他文件、材料的聯(lián)系。
�。ㄈ┮芯哭k事處長(cháng)期發(fā)展的需求，用發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)去預測被鑒定文件、材料的價(jià)值。
�。ㄒ唬┙�(jīng)過(guò)鑒定小組鑒定后，確認無(wú)保存價(jià)值的文件、材料，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
�。ǘn案的銷(xiāo)毀、修改保管期限或密級均要在《案卷備考表》中注明，對需銷(xiāo)毀的檔案要下架存放1—2年，確無(wú)異議的，可實(shí)行銷(xiāo)毀。
�。ㄈ┬桎N(xiāo)毀的檔案送指定的造紙工廠(chǎng)銷(xiāo)毀或在固定的安全場(chǎng)所銷(xiāo)毀，特種載體的可以采用物理刪除、格式化或焚燒的方式處理，銷(xiāo)毀現場(chǎng)應配備兩名以上監銷(xiāo)人。
�。ㄋ模┐龣n案完全銷(xiāo)毀后，必須在《檔案銷(xiāo)毀清冊》上注明“已銷(xiāo)毀”的字樣和銷(xiāo)毀日期，并由監銷(xiāo)人簽名后，方可離開(kāi)現場(chǎng)。
�。ㄒ唬n案利用是指查閱、復制、抄錄和借閱公司檔案室所保管的檔案。
�。ǘ┰瓌t上只供辦事處內部的在職員工利用，外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)本辦事處相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后方可借閱。
�。ㄒ唬┙栝啓n案需填寫(xiě)《檔案借閱審批單》，審批單存根由檔案部門(mén)保管，借閱單在檔案歸還后由借閱人保管，作為已歸還檔案的憑證。
�。ǘ┙栝啽静块T(mén)普通檔案，需部門(mén)負責人簽字同意；借閱其他部門(mén)經(jīng)辦的普通檔案，須經(jīng)檔案部門(mén)領(lǐng)導簽字同意；借閱機密檔案需經(jīng)辦事處相關(guān)領(lǐng)導簽字同意；絕密檔案需辦事處總經(jīng)理簽字同意。
�。ㄈ┦掷m齊全后，借閱人將《檔案借閱審批單》交由檔案工作人員，再填寫(xiě)《檔案借閱登記表》后方可借出。
原則上借閱的檔案應在當日歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須在填寫(xiě)《檔案借閱審批單》時(shí)預計歸還時(shí)間，最長(cháng)不得超過(guò)30天。
�。ㄒ唬┓e極配合各單位借閱檔案，主動(dòng)告知借閱注意事項；
�。ㄈn案出借時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，該表也可作為統計檔案利用率的依據。
第二十三條檔案工作人員必須嚴格遵守辦事處有關(guān)保密工作的規定，確保檔案安全。
第二十四條借閱、查閱涉密檔案，應嚴格履行領(lǐng)導審批、本人登記手續。
第二十五條利用涉密檔案者負有保密的責任，不得將檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶檔案外出。
第二十六條涉密檔案一般不得復印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。
第二十七條檔案收回后要及時(shí)入柜加鎖，不得在外存放。
第二十八條保密期限已滿(mǎn)的檔案，要及時(shí)解密，積極提供利用。
第三十條檔案工作人員發(fā)現泄密事件要及時(shí)報告并采取補救措施，最大限度避免或減輕損失。
第三十一條檔案統計就是指運用一系列專(zhuān)門(mén)的統計技術(shù)與方法，對檔案工作領(lǐng)域中的種種現象、狀態(tài)、趨勢等進(jìn)行量的描述與分析研究，為企業(yè)工作決策提供堅實(shí)可靠地數據支持。
第三十二條檔案工作人員應建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案室庫藏情況、年度入出庫情況、檔案利用情況、檔案專(zhuān)兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷(xiāo)毀情況等。
第三十三條檔案統計工作應保持連續性，堅持可量化原則、科學(xué)化原則、真實(shí)性原則。
第三十四條統計對象應選擇足以反映企業(yè)檔案工作整體狀況的基本方面和關(guān)鍵性因素。
第三十五條具體統計項目的設置、統計方法的使用應力求統計對象有精確具體的描述。
第三十六條根據辦事處檔案工作量、工作周期、機構狀況適當控制統計工作的規模、類(lèi)型及頻率。
第三十七條檔案庫房只限于檔案部門(mén)人員進(jìn)出，其他人員如需進(jìn)庫房須經(jīng)檔案部門(mén)負責人同意，并由檔案部門(mén)人員陪同。
第三十八條庫房大門(mén)及各檔案室、資料室門(mén)，存放重要材料的櫥、柜等應隨時(shí)落鎖，鑰匙應由專(zhuān)人保管，存放在規定地點(diǎn)，不得攜帶出庫。
第三十九條控制庫房溫濕度，對溫濕度的變化情況，每天早晚各一次進(jìn)行統計，以便掌握庫房溫濕度的變化規律，將庫房溫度控制在14℃-24℃，相對濕度保持在45%-60%的范圍之內。
第四十條新接收入庫的資料經(jīng)消毒、除塵后方能入庫，嚴防將蛀蟲(chóng)霉菌帶入。
第四十一條對庫房調溫、吸濕、通風(fēng)、警報、防火等設備要定期檢查保養，每年霉雨季到來(lái)之前要做一次大檢查。
第四十二條庫內嚴禁明火裝置和使用電爐，嚴禁將易燃、易爆、揮發(fā)性、腐蝕性物品帶入庫房，每天下班前應關(guān)好庫房門(mén)窗，切斷庫房電源。
第四十三條庫房?jì)炔坏么娣排c檔案、資料無(wú)關(guān)的其他物件；除塵與防塵相結合，堅持每月小掃一次，每季大掃一次，經(jīng)常檢查加添預防蟲(chóng)害的藥品，保持庫房的整潔。
第四十四條每年對庫房案卷進(jìn)行一次檢查，并做好記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告，采取必要措施。
第四十五條本制度由綜合部負責解釋?zhuān)魏握{整、變更需要經(jīng)綜合部負責人、總經(jīng)理批準后執行。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇17
檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來(lái)，建立起內容豐富、結構合理的館、室藏結構，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。
�。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執行的法規性文件，上級召開(kāi)的需貫徹執行的會(huì )議主要文件以及上級領(lǐng)導針對本單位的重要講話(huà)、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會(huì )、保衛、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟）、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規性備案文件材料。
5、本單位重要活動(dòng)，重大事件以及專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的.文件、資料、圖書(shū)、實(shí)物等。
�。ǘw檔時(shí)間
需要歸檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當年上半年內，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規范整理和實(shí)行集中保管。
對于專(zhuān)業(yè)方面的專(zhuān)門(mén)文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當延長(cháng)收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。
�。ㄈn的基本要求
1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件頁(yè)數等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應系統、條理、規范，即符合文件的自然形成規律，保管期限區分準確、分類(lèi)科學(xué)、組卷合理，卷內文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫(xiě)內容齊全準確，格式規范，統一打��；案卷裝訂整齊美觀(guān)，案卷排列及編號符合規定。
4、機關(guān)單位發(fā)文應普遍建立“兩套制”；機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷(xiāo)單位的檔案都要按照國家規定，定期向區檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
�。ㄒ唬└鶕４鏅n案的數量，必須設置使用的專(zhuān)門(mén)檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲(chóng)等設施。
�。ǘ┳⒅夭捎每茖W(xué)的現代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長(cháng)檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
�。ㄈ┙邮諜n案必須認真驗收，并辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統計，并進(jìn)行規范化整理，保證檔案完整、系統。
�。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作，保證庫房?jì)葯n案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
�。ㄎ澹┍ＷC庫房?jì)葴貪穸确蠂乙幎ǖ臉藴剩囟?4－24℃，濕度45－65％）。
�。⿲Ρ９艿臋n案要每年進(jìn)行一次小檢查，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現蟲(chóng)蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時(shí)報告領(lǐng)導，并積極采取措施予以處理。
�。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到帳務(wù)相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責，為確保黨和國家的安全，制定本制度。
�。ㄒ唬n案工作人員要努力學(xué)習馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習黨的方針政策，增強黨性觀(guān)念，在政治上與黨中央保持高度一致。
�。ǘ﹪栏褡袷亍稒n案法》和《保密法》的規定，做好檔案的安全、保衛、保密工作，做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機密的有關(guān)內容。
�。ㄈ﹪栏駡绦袡n案的查（借）閱制度，對不符合正當手續的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導批準，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
�。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準私自將檔案帶出館、室外，不準帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
�。ㄎ澹┕ぷ魅藛T閱卷要堅持隨用隨提，下班時(shí)應及時(shí)入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。
�。⿲`犯本制度者，視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分；構成失泄密罪的，依法追究刑事責任。
四、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
�。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開(kāi)放的檔案，持身份證即可。
�。ǘ┎殚啓C密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領(lǐng)導批準后，方可查閱。
�。ㄈn案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規定辦理借閱手續，借出的檔案不得超過(guò)三天，逾期需要重新辦理借閱手續。
�。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應填寫(xiě)和效果記錄。
�。ㄎ澹┎殚啓n案的人員，要愛(ài)護檔案，不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱，不準圈劃、涂改、撕頁(yè)和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責任。
�。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準后，方可復制（手抄、打字、復印、拍照等），經(jīng)核對無(wú)誤后，蓋章生效。
�。ㄆ撸┎闄n人員要嚴格遵守本館、室的規章制度，館、室內禁止吸煙，在閱覽室閱卷時(shí)不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內衛生，愛(ài)護公共財物。
�。ò耍├脵n案者要按規定交納檔案保護費、復制費和取證費。
�。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務(wù)，嚴格執行各項檔案利用制度，做好檔案的監護工作，確保檔案的完整與安全。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇18
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中構成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門(mén)構成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件務(wù)必歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位職責制
1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規范”要求。
3、負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。
5、用心帶給檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責制
1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的.收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1、凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中構成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2、各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規定，對各類(lèi)檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要持續清潔衛生，溫度要經(jīng)常持續在14—24℃，相對濕度要持續在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5、檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6、庫房?jì)葒澜鼰�，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)光內歸還檔案室。
3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱資料無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理并追究其職責。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺(jué)履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查，確認檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的職責。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇19
第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的.檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
文書(shū)檔案室檔案管理的制度 篇20
一、檔案管理
(一)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報表，都務(wù)必及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。
(二)文檔管理員務(wù)必堅持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
(三)檔案資料包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中構成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。
二、文書(shū)檔案管理
(一)歸檔范圍
1、行政綜合類(lèi):包括重要的會(huì )議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規劃、工作總結匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。
2、組織人事教育培訓類(lèi):員工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓卡。
3、會(huì )計統計類(lèi):年度計劃、統計報表、財務(wù)會(huì )計預算報表及其說(shuō)明，各種季度報表、月報表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。
4、質(zhì)量管理類(lèi):質(zhì)量管理方面的制度。
5、技術(shù)類(lèi):產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。
6、銷(xiāo)售紀事類(lèi):公司大規模的銷(xiāo)售活動(dòng)紀事。
(二)文書(shū)的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件頁(yè)數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類(lèi)一齊排列，不得分開(kāi)。
3、不一樣年度的.文件一般不得在一齊立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒(méi)有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會(huì )議文件，歸在會(huì )議召開(kāi)的年度立卷。
三、歸檔時(shí)光
公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規性報表，根據各自不一樣的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類(lèi)檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門(mén)暫時(shí)保管，月底統一匯總到人力資源部。會(huì )計檔案由財務(wù)部自行保管。
四、檔案的借閱及銷(xiāo)毀
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時(shí)歸還。
(二)會(huì )計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務(wù)負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì )計檔案時(shí)，應持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導同意。查閱會(huì )計檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經(jīng)財務(wù)負責人同意方可辦理。
(三)定期對檔案進(jìn)行鑒定，準確地制定檔案銷(xiāo)毀清單，對失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負責人審核，報公司領(lǐng)導批準后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
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