公司文件簽發(fā)管理制度

　　公司文件簽發(fā)管理制度（精選8篇）

　　在生活中，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編整理的公司文件簽發(fā)管理制度（精選8篇），歡迎閱讀與收藏。

　　公司文件簽發(fā)管理制度1

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　1)開(kāi)發(fā)計劃階段：方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調試階段：產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護階段：設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須貼合國家相關(guān)標準和規定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。

　　5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

　　公司文件簽發(fā)管理制度2

　　一、一般

　　1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發(fā)展和在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。

　　2、為規范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準確性和有效管理，特制定本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)技術(shù)文件管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)文件和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　1)開(kāi)發(fā)計劃階段：計劃設計、質(zhì)量保證概述、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢查要求

　　2)開(kāi)發(fā)設計階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機械原理圖、編程設備刻錄文件、可編程設備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計審查記錄表

　　3)產(chǎn)品調試階段3360產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊接明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄

　　4)產(chǎn)品維護階段3360設計開(kāi)發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須遵守國家相關(guān)標準和規定要求。

　　3.技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相關(guān)部門(mén)編制，各部門(mén)要對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

　　三、提交技術(shù)文件

　　1.在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期內，設計師應根據技術(shù)文檔規范認真完成各文檔的編寫(xiě)工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。

　　2.在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的每個(gè)階段，設計師都必須及時(shí)提交設計文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當設計文件發(fā)生重大更改時(shí)，設計師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計師應根據提交的文件類(lèi)別提交到starteam的相應目錄。

　　4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。

　　四、技術(shù)文件的保管

　　1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審查和批準。技術(shù)文件編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關(guān)制度。明確各級責任、權利、利益。

　　2、技術(shù)文檔必須在標題欄的編號、名稱(chēng)、日期、設計、校對、審計、批準等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。

　　3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤(pán)簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫(xiě)在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤(pán)簽名必須作為一個(gè)整體簽署光盤(pán)封面上的標簽。

　　4、各種存檔文件確認后，簽名完成后才能進(jìn)行存檔工作。歸檔文件應在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤(pán)保管。

　　5.應在用于存儲歸檔文件的光盤(pán)或其盒子上粘貼標簽，標簽上應顯示光盤(pán)的大致信息(如名稱(chēng)、編號、簽名信息等)。

　　6.歸檔文件時(shí)要填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進(jìn)行實(shí)際完整的規范性檢查，合格后才能歸檔。

　　五、技術(shù)文件貸款

　　1.任何職員不得個(gè)人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持未經(jīng)授權的文件。

　　2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請要求相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應的批準，從公司服務(wù)器下載該文件并進(jìn)行審閱。

　　3.對借來(lái)的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來(lái)的文件的秘密。

　　4.如果有特殊情況，需要將文件轉交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導的批準。

　　5.查閱文件后，應在相關(guān)人員監督下徹底刪除貸款文件，并補充整個(gè)《借閱文件記錄表》。

　　六、追究責任

　　各部門(mén)要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據相關(guān)秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的`人將保留追究法律責任的權利。

　　公司文件簽發(fā)管理制度3

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。

　　4職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責

　　4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén)，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　5文件分級分類(lèi)

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。

　　5.1.2二級文件：規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。

　　6文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間

　　注：各部門(mén)代號

　　部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種，在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件，以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標識;

　　長(cháng)期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。

　　7文件編制、審核、批準和發(fā)布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。

　　(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。

　　(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);

　　(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件，并注明發(fā)放數量，填寫(xiě)發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。

　　(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。

　　c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。

　　(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續，各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進(jìn)行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進(jìn)行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協(xié)調性，必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。

　　(3)文件修改內容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。

　　(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。

　　7.4文件的作廢與銷(xiāo)毀

　　(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來(lái)文件管理

　　7.5.1外來(lái)文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。

　　(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。

　　(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行，履行完畢后，由執行部門(mén)記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發(fā)放、傳閱范圍；絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門(mén)的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象；機密公司部門(mén)負責人以上人員，機密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象；秘密公司部門(mén)主管級以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認為需要讓其知悉的對象

　　公司文件簽發(fā)管理制度4

　　1、目的

　　為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。

　　2、職責

　　2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類(lèi)

　　3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文：信函，會(huì )議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件：xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期：

　　4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；

　　4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；

　　5、文號

　　5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；

　　5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作：

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。

　　7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

　　8、相關(guān)文檔

　　8.1文號編碼規則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發(fā)文登記表》

　　8.4《對內發(fā)文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發(fā)文格式

　　8.10對內發(fā)文格式

　　8.11報告總結格式

　　8.12會(huì )議紀要格式

　　8.13會(huì )議記錄格式

　　9、修訂及實(shí)施

　　9.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監督。

　　9.2本規定修訂權在公司。

　　9.3本規定從二零零四年五月一日實(shí)行。

　　公司文件簽發(fā)管理制度5

　�。ㄒ唬┛倓t

　　一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準確，促進(jìn)學(xué)院內部及學(xué)院和上級部門(mén)的信息溝通，提高各部門(mén)組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類(lèi)公文包括請示、報告、決定、通知、意見(jiàn)及規定等等，上級主管部門(mén)下達的各類(lèi)公文，以及各部門(mén)上報的各類(lèi)文件資料。

　　三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時(shí)、完整。

　�。ǘ�）收文制度：

　　1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫(xiě)應仔細、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯(lián)絡(luò )員在校團委領(lǐng)取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時(shí)將文件送達學(xué)院領(lǐng)導或有關(guān)部門(mén)輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應保持文件完整無(wú)缺，并在相應的時(shí)間內歸還辦公室。

　　4、分團委各部門(mén)每月月初和月末應按時(shí)上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動(dòng)，應上交相應的計劃和總結，未在規定時(shí)間內上交將按考核制度上的有關(guān)規定扣分。

　　5、各部門(mén)上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門(mén)文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。

　　6、上交上來(lái)的打印搞應及時(shí)、認真、如實(shí)的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內容，做好相應的登記。

　　7、分團委所屬各部門(mén)可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內容，查閱時(shí)應經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準。

　�。ㄈ�）、發(fā)文制度：

　　1、學(xué)院各類(lèi)文件指在學(xué)校內部統一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門(mén)請示、報告重要事項等。

　　2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

　　3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統一規定編號在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發(fā)送之前應加蓋學(xué)院相應的公章。

　　5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

　　注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審閱通過(guò)。如有改動(dòng)，以分團委辦公室最新制度為準。

　　土木工程與建筑學(xué)院分團委辦公室

　　公司文件簽發(fā)管理制度6

　　為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

　　2. 公文的編號保管

　　(1)、辦公室對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。

　　(2)、公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。

　　3. 公文的閱批與分轉

　　(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　　(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

　　(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

　　4.文件的傳閱與催辦

　　(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　(2)、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”，“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　(3)、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

　　(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關(guān)規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

　　公司文件簽發(fā)管理制度7

　　文件資料的歸檔應做到分類(lèi)保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫(xiě)應做到字跡工整、簽字齊全、規范，內容正確。

　　1、收發(fā)文件管理制度

　　1)對外發(fā)文應由部門(mén)負責人或項目負責人審批簽發(fā)，做好收發(fā)文記錄，接收人簽字。

　　2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內發(fā)或傳閱文件兩部分。

　　3)外發(fā)文件的具體要求

　　公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處，辦公司室統一標識發(fā)放文件編號。

　　4)公司內發(fā)或傳閱文件的具體要求

　　(1)公司內發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字，注明原件存放處。

　　(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文，由辦公室統一接收，并及時(shí)上報公司經(jīng)理，由公司經(jīng)理簽署意見(jiàn)。

　　(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文，由項目部接收，由項目負責人簽署意見(jiàn)，項目負責人根據具體情況上報公司。

　　(4)項目發(fā)放施工隊的文件規定：

　　發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術(shù)交底)，均在項目備案，同時(shí)由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。

　　2、竣工資料

　　1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規定，認真整理工程竣工資料。

　　2)竣工資料的內容應包括：工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖，規定的其它應交資料。

　　3)竣工資料的整理應符合下列要求：

　　(1)工程技術(shù)檔案的整理應始于工程開(kāi)工，終于工程竣工，真實(shí)記錄施工全過(guò)程，可按形成規律收集，采用表格方式分類(lèi)組卷。

　　(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應按專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，根據工程的內在要求，進(jìn)行分類(lèi)組卷

　　(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序，進(jìn)行分類(lèi)組卷。

　　(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。

　　4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類(lèi)組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時(shí)，檢查驗證手續必須完備。

　　3、文件、資料保密規定

　　1)公司全體員工要樹(shù)立愛(ài)護公司資料，保守公司秘密的觀(guān)念。

　　2)未經(jīng)公司領(lǐng)導同意，任何人不得私自拷備或復印資料，轉借他人使用酌情給予處罰。

　　3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;

　　公司文件簽發(fā)管理制度8

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關(guān)職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級和有關(guān)部門(mén)發(fā)、送本公司的文件，均應由綜合辦公室專(zhuān)人負責開(kāi)拆、登記。

　　2.收到文件要及時(shí)拆封，及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次，對需送閱的文件應登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強的會(huì )議通知和文件等，應立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3.各類(lèi)文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦，并提出擬辦意見(jiàn)。

　　4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件，由綜合辦公室專(zhuān)人負責及時(shí)轉交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復印、打印的文件，則由承辦部門(mén)按規定辦理。

　　5.各職能部門(mén)需要發(fā)文件，先由各職能部門(mén)自行擬稿，經(jīng)部門(mén)負責人審稿，交辦公室負責人核稿，再交分管副總經(jīng)理審核，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后，辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)編好文號，確定印制份數，并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數等記入發(fā)文登記簿。同時(shí)，留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門(mén)裝訂封發(fā)，送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時(shí)需注明，由綜合辦公室按有關(guān)規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專(zhuān)人負責。各部門(mén)輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的，應將文件送回，待后補閱。

　　2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的，應經(jīng)辦公室負責人同意，辦理有關(guān)登記手續，借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天，復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢，辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)收集、整理，分類(lèi)存查，并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

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