淺談商務(wù)交接儀式的禮儀
在商務(wù)交往之中，商務(wù)伙伴之間合作的成功，是值得有關(guān)各方慶幸與慶賀的一樁大事。實(shí)事求是地說(shuō)，在激烈的競爭環(huán)境之中、涇渭分明的利益關(guān)系之下以及變幻叵測的商界風(fēng)云之內，商務(wù)伙伴之間的合作的確來(lái)之不易，因此，它備受有關(guān)各方的高度重視。
舉行熱烈而隆重的交接儀式，就是在商務(wù)往來(lái)中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見(jiàn)的活動(dòng)形式。交接儀式，在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設、安裝完成的工程項目或大型設備，例如廠(chǎng)房、商廈、賓館、辦公樓、機場(chǎng)、碼口、車(chē)站、或飛機、輪船、火車(chē)、機械、物資，等等，經(jīng)驗收合格后正式移交給使用單位之時(shí)，所專(zhuān)門(mén)舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于，它既是商務(wù)伙伴們對于所進(jìn)行過(guò)的成功合作的慶賀，是對給予過(guò)自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會(huì )各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時(shí)機，為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動(dòng)。交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時(shí)所須遵守的有關(guān)規范。通常，它具體包括交接儀式的準備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面的主要內容。以下，就分別對其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準備。準備交接儀式，主要要關(guān)注下列三件事：即來(lái)賓的邀約、現場(chǎng)的布置、物品的預備等等。來(lái)賓的邀請，一般應由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責。在具體擬定來(lái)賓名單時(shí)，施工、安裝單位亦應主動(dòng)征求自己的合作伙伴——接收單位的意見(jiàn)。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過(guò)于挑剔，不過(guò)可以對此酌情提出自己的一些合理建議。在一般情況下，參加交接儀式的人數自然越多越好。如果參加者太少，難免會(huì )使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀(guān)上確定參加者的總人數時(shí)，必須兼顧場(chǎng)地條件與接待能力，切忌貪多勿得。從原則上來(lái)講，交接儀式的出席人員應當包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員、上級主管部門(mén)的有關(guān)人員，當地政府的有關(guān)人員，行業(yè)組織、社會(huì )團體的有關(guān)人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外，對于其他所有的人員，均應提前送達或寄達正式的書(shū)面邀請，以示對對方的尊重之意。邀請上級主管部門(mén)、當地政府、行業(yè)組織的有關(guān)人員時(shí)，雖不必勉強對方，但卻必須努力爭取，并表現得心誠意切。因為利用舉行交接儀式這一良機，使施工、安裝單位、接收單位，與上級主管部門(mén)、當地政府、行業(yè)組織進(jìn)行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績(jì)，而且也有肋于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實(shí)現相互理解和相互溝通。 若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時(shí)，東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而致的新聞界人士，亦應盡量來(lái)者不拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問(wèn)題，則必須認真遵守有關(guān)的外事規則與外事紀律，事先履行必要的報批手續。舉行交接儀式的現場(chǎng)，亦稱(chēng)交接儀式的會(huì )場(chǎng)。
在對其進(jìn)行選擇時(shí)，通常應視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數、交接儀式的具體程序與內容，以及是否要求對其進(jìn)行保密等幾個(gè)方面的因素而定。根據常規，一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場(chǎng)。有時(shí)，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會(huì )議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場(chǎng)所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場(chǎng)舉行，最大的長(cháng)處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對被交付使用的'工程項目或大型設備的直觀(guān)而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來(lái)賓進(jìn)行參觀(guān)，則更為方便可行。不過(guò)，若是在現場(chǎng)舉行交接儀式，往往進(jìn)行準備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項目或大型設備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對方的首肯，事后還需取得對方的配合。將交接儀式安排在東道主單位本部的會(huì )議廳舉行，可免除大量的接待工作，會(huì )場(chǎng)的布置也十分便利。
特別是在將被交付的工程項目、大型設備不宜為外人參觀(guān)，或者暫時(shí)不方便外人參觀(guān)的情況下，以東道主單位本部的會(huì )議廳作為舉行交接儀式的現場(chǎng)，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財力、物力，全體來(lái)賓對于將被交付的工程項目或大型設備缺乏身臨其境的直觀(guān)感受。如果將被交付的工程項目或大型設備的現場(chǎng)條件欠佳，或是出于東道主單位的本部不在當地以及將要出席儀式的人員較多等其他原因，經(jīng)施工、安裝單位提議，并經(jīng)接收單位同意之后，交接儀式亦可在其他場(chǎng)所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來(lái)舉行交接儀式。在其他場(chǎng)所舉行交接儀式，盡管開(kāi)支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應由東道主一方提前進(jìn)行準備。首先，必不可少的，是作為交接象征之物的有關(guān)物品。
它們主要有：驗收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗收文件，此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設備或其他物品的名稱(chēng)、數量明細表。鑰匙，則是指用來(lái)開(kāi)啟被交接的建筑物或機械設備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象征性意味，故預備一把即可。 除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現場(chǎng)準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，并應為來(lái)賓略備一份薄禮。在交接儀式的現場(chǎng)，可臨時(shí)搭建一處主席臺。必要時(shí)，應在其上鋪設一塊紅地毯。至少，也要預備足量的桌椅。在主席臺上方，應懸掛一條紅色巨型橫幅，上書(shū)交接儀式的具體名稱(chēng)，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。在舉行交接儀式的現場(chǎng)四周，尤其是在正門(mén)入口之處、干道兩側、交接物四周，可酌情懸掛一定數量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環(huán)境。若來(lái)賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來(lái)后到”、“不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席臺正前方，或是分成兩行擺放在現場(chǎng)入口處門(mén)外的兩側。在此兩處同時(shí)擺放，也是可以的。不過(guò)，若是來(lái)賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開(kāi)陳列在外。在交接儀式上用以贈送給來(lái)賓的禮品，應突出其紀念性、宣傳性。被交接的工程項目、大型設備的微縮模型，或以其為主角的畫(huà)冊、明信片、紀念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。其次，要擬好交接儀式的程序。交接儀式的程序，具體批蝗是交接儀式進(jìn)行的各個(gè)步驟。
不同內容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時(shí)，必須注意兩個(gè)方面的重要問(wèn)題。
其一，必須在大的方面參照慣例執行，盡量不要標新立異，另搞一套。
其二，必須實(shí)事求是、量力而行，在具體的細節方面不必事事貪大求全。從總體上來(lái)講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項基本程序：
第一項，主持人宣布交接儀式正式開(kāi)始。此刻，全體與會(huì )者應當進(jìn)行較長(cháng)時(shí)間的鼓掌，以熱烈的掌聲來(lái)表達對于東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應邀請有關(guān)各方人士在主席臺上就座，并以適當的方式暗示全體人員保持安靜。
第二項，奏國歌。并演奏東道主單位的標志性歌曲。此前，全體與會(huì )者必須肅立。該項程序，有時(shí)亦可略去。不過(guò)若能安排這一程序，往往會(huì )使交接儀式顯得更為莊嚴而隆重。
第三項，由施工、安裝單位與接收單位正式進(jìn)行有關(guān)工程項目或大型設備的交接。具體的作法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關(guān)工程項目、大型設備的驗收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時(shí)，雙方應面帶微笑，雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后，還應熱烈握手。至此，標志著(zhù)有關(guān)的工程項目或大型設備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項程序進(jìn)行的過(guò)程之中，可在現場(chǎng)演奏或播放節奏歡快的喜慶性歌曲。 在有些情況下，為了進(jìn)一步營(yíng)造出一種熱烈而隆重的氣氛，這一程序亦可由上級主管部門(mén)或地方政府的負責人為有關(guān)的工程項目、大型設備的啟用而剪彩所取代。
第四項，各方代表發(fā)言。按慣例，在交接儀式上，須由有關(guān)各方的代表進(jìn)行發(fā)言。他們依次應為：施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來(lái)賓的代表，等等。這些發(fā)言，一般均為禮節性的，并以喜氣洋洋為主要特征。它們通常宜短忌長(cháng)，只需要點(diǎn)到為止的寥寥數語(yǔ)即可。原則上來(lái)講，每個(gè)人的此類(lèi)發(fā)言應以三分鐘為限。
第五項，宣告交接儀式正式結束。
隨后安排全體來(lái)賓進(jìn)行參觀(guān)或觀(guān)看文娛表演。此時(shí)此刻，全體與會(huì )者應再次進(jìn)行較長(cháng)時(shí)間的熱烈鼓掌。按照儀式禮儀的總體要求，交接儀式同其他儀式一樣，在所耗費的時(shí)間上也是貴短不貴長(cháng)的。在正常情況下，每一次交接儀式從頭至尾所用的時(shí)間，大體上不應當超過(guò)一個(gè)小時(shí)。為了作到這一點(diǎn)，就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。正因為如此，一些原本應當列入正式程序的內容，例如進(jìn)行參觀(guān)、觀(guān)看文娛表演等等，均被視為正式儀式結束之后所進(jìn)行的輔助性活動(dòng)而另行安排。如果方便的話(huà)，正式儀式一旦結束，東道主與接收單位即應邀請各方來(lái)賓一道參觀(guān)有關(guān)的工程項目或大型設備。東道主一方應為此專(zhuān)門(mén)安排好富有經(jīng)驗的陪同、解說(shuō)人員，使各方來(lái)賓通過(guò)現場(chǎng)參觀(guān)，可以進(jìn)一步地深化對有關(guān)的工程項目或大型設備的認識。
若是出于某種主觀(guān)原因，不便邀請來(lái)賓進(jìn)行現場(chǎng)參觀(guān)，也可以通過(guò)組織其參觀(guān)有關(guān)的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式，來(lái)適當地滿(mǎn)足來(lái)賓的好奇之心。不論是布置圖片展覽，還是印制宣傳資料，在不泄密的前提條件下，均應盡可能地使之內容翔實(shí)，資料充足，圖文并茂。通常，它們應當包括有關(guān)工程項目或大型設備的建設背景，主要功能，具體規格，基本數據，開(kāi)工與竣工的日期，施工、安裝、設計、接收的單位的概況，與國內外同類(lèi)項目、設備的比較，等等。為使之更具說(shuō)服力，不妨多采用一些準確的數據來(lái)進(jìn)行討論，說(shuō)明。在儀式結束后，若不安排參觀(guān)活動(dòng)，還可為來(lái)賓安排一場(chǎng)綜藝類(lèi)的文娛表演，以助雅興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請專(zhuān)業(yè)人士。表演的主要內容，則應為輕松、歡快、娛樂(lè )性強的節目。
需要說(shuō)明的是，有關(guān)的工程項目或大型設備的交接，自然是與其完工驗收相互銜接的。對于交付接收單位驗收的工程項目、大型設備，施工安裝單位理當精心設計、精心施工、精心安裝、保質(zhì)保量地如期完成任務(wù)。而接收單位也應當公事公辦，嚴把質(zhì)量關(guān)，切不可為圖一己之私利而手下留情，至使后患無(wú)窮。由于驗收工作極其嚴肅復雜，而且頗耗時(shí)日，所以不應為了趕時(shí)間、走過(guò)場(chǎng)、湊內容，而將其列為交接儀式上的一項正式程序。 換而言之，驗收工作與交接儀式由于性質(zhì)不同，故應有所區分，分別而論。正式的驗收工作應當安排在交接儀式舉行之前進(jìn)行，而交接儀式則必須安排在驗收工作全部過(guò)錯成之后舉行。
這主要是因為，交接儀式一旦舉行之后，有關(guān)的工程項目或大型設備既被正式交付給接收單位。此后它們倘若出現了質(zhì)量問(wèn)題，當然就不如在驗收過(guò)程之中解決起來(lái)那么容易。最后，要留意在交接儀式上表現得體。在參加交接儀式時(shí)，不論是東道主一方還是來(lái)賓一方，都存在一個(gè)表現是否得體的問(wèn)題。假如有人在儀式上表現失當，往往就會(huì )使之黯然失色。有時(shí)，甚至還會(huì )因此而影響到有關(guān)各方的相互關(guān)系。對東道主一方而言，需要注意的主要問(wèn)題有：一是要注意儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應當是“精兵強將”、“有功之臣”，而且應當使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規范、服飾得體、舉止有方。二是要注意保持風(fēng)度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。
在為發(fā)言者鼓掌時(shí)，不允許厚此薄彼。當來(lái)賓為自己道喜時(shí)，喜形于色無(wú)可厚非，但切勿囂張放肆、得意忘形。三是要注意待人友好。不管自己是否專(zhuān)門(mén)負責接待、陪同或解說(shuō)工作，東道主一方的全體人員都應當自覺(jué)地樹(shù)立起主人翁意識。一旦來(lái)賓提出問(wèn)題或需要幫助時(shí)，都要鼎力相助。不允許一問(wèn)三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語(yǔ)、大說(shuō)風(fēng)涼話(huà)。即使自己力不能及，也要向對方說(shuō)明原因，并且及時(shí)向有關(guān)方面進(jìn)行反映。對于來(lái)賓一方而言，在應邀出席交接儀式時(shí)，主要應當重視如下四個(gè)方面的問(wèn)題：
其一，應當致以祝賀。接到正式邀請后，被邀請者即應盡早以單位或個(gè)人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時(shí)，被邀請者在出席交接儀式時(shí)，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請者在參加儀式時(shí)，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責人一一握手，再次口頭道賀。
其二，應當略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。時(shí)下，以贈送花籃最為流行。它一般需要在花店訂制，用各色鮮花插裝而成，并且應在其兩側懸掛特制的紅色緞帶，右書(shū)“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書(shū)本單位的畫(huà)龍點(diǎn)睛式全稱(chēng)。它可由花店代為先其送達，亦可由來(lái)賓在抵達現場(chǎng)時(shí)面交主人。
其三，應當預備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切，則還須提前預備一份書(shū)面賀詞，供被邀請代表來(lái)賓發(fā)言時(shí)之用。其內容應當簡(jiǎn)明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
其四，應當準點(diǎn)到場(chǎng)。若無(wú)特殊原因，接到邀請后，務(wù)必牢記在心，屆時(shí)正點(diǎn)抵達。為主人捧場(chǎng)。若不能出席，則應盡早通知東道主，以防在儀式舉行時(shí)來(lái)賓甚少，使主人因“門(mén)前冷落鞍馬稀”而難堪。亞商在線(xiàn)
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