商務(wù)交往中打電話(huà)應注意的禮儀
在商務(wù)交往中,普普通通的接打電話(huà),實(shí)際上是在為通話(huà)者所在的單位、為通話(huà)者本人繪制一個(gè)給人深刻印象的電話(huà)形象。
所謂電話(huà)形象,即人們在通電話(huà)的整個(gè)過(guò)程之中的語(yǔ)言、聲調、內容、表情、態(tài)度、時(shí)間感等的集合。它能夠真實(shí)地體現出個(gè)人的素質(zhì)、待人接物的態(tài)度以及通話(huà)者所在單位的整體水平。
與日常會(huì )話(huà)和書(shū)信聯(lián)絡(luò )相比,接打電話(huà)具有即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)潔性、雙向性、禮儀性等較為突出的特點(diǎn)。所謂即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)潔性、雙向性都不難理解,而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
電話(huà)的禮儀性特點(diǎn),直接與前面提到過(guò)的`“電話(huà)形象”密切相關(guān)。它指不論是打電話(huà)還是接電話(huà),都必須以禮待人,克己敬人。假如不注意在使用電話(huà)的過(guò)程中講究禮貌,先敬于人,無(wú)形之中將會(huì )使自己的人際關(guān)系受到損害。
使用電話(huà)通訊,有主動(dòng)地撥打電話(huà)與被動(dòng)地接聽(tīng)電話(huà)之別。從禮儀方面來(lái)講,撥打電話(huà)與接聽(tīng)電話(huà)時(shí)有著(zhù)各自不同的標準做法。
撥打電話(huà)時(shí),對一個(gè)人的電話(huà)形象影響最大的,當首推他自己的語(yǔ)言與聲調。從總體上講,應當簡(jiǎn)潔、明了、文明、禮貌。
在通話(huà)時(shí),聲音應當清晰而柔和,吐字應當準確,句子應當簡(jiǎn)短,語(yǔ)速應當適中,語(yǔ)氣應當親切、和諧、自然。
有一點(diǎn)務(wù)必請注意,打電話(huà)時(shí),嘴部與話(huà)筒之間應保持三厘米左右的距離。這樣的話(huà),對方接聽(tīng)電話(huà)時(shí),才能聽(tīng)得最清晰。
打電話(huà)時(shí)所使用的語(yǔ)言,應當禮貌而謙恭。應盡快地用三言?xún)烧Z(yǔ)把要說(shuō)的事情說(shuō)完。應遵循“通話(huà)三分鐘”原則。
打電話(huà)時(shí),每個(gè)人開(kāi)口所講的第一句話(huà),都事關(guān)自己給對方的第一印象,所以應當慎之又慎。
打電話(huà)時(shí)所用的規范的“前言”有兩種。第一種適用于正式的商務(wù)交往中,要求用禮貌用語(yǔ)把雙方的單位、職銜、姓名一一道來(lái)。其標準的“模式”是:
您好!我是×××公司××部副經(jīng)理×××,我要找×××分公司經(jīng)理×××先生,或者是副經(jīng)理×××先生。
第二種適用于一般性的人際交往,在使用禮貌性問(wèn)候以后,應同時(shí)準確地報出雙方完整的姓名。其標準的“模式”是:
您好!我是×××。我找×××。
如果電話(huà)是由總機接轉,或雙方秘書(shū)代接的,在對方禮節性問(wèn)候之后,應當使用“您好”、“勞駕”、“請”之類(lèi)的禮貌用語(yǔ)與對方應對,不要對對方粗聲大氣,出口無(wú)忌,或是隨隨便便將對方呼來(lái)喚去。
得知要找的人不在,可請代接電話(huà)者幫叫一下,也可以過(guò)后再打。無(wú)論如何,都不要忘了說(shuō)話(huà)要客客氣氣的。
在通話(huà)時(shí),若電話(huà)中途中斷,按禮節應由打電話(huà)者再撥一次。撥通以后,須稍作解釋,以免對方生疑,以為是打電話(huà)者不高興掛斷的。
當通話(huà)結束時(shí),別忘了向對方道一聲“再見(jiàn)”,或是“早安”、“晚安”。按照慣例,電話(huà)應由撥電話(huà)者掛斷。掛斷電話(huà)時(shí)，應輕放。
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