大學(xué)生迎新工作策劃書(shū)
一、日程安排
1、7月31日前，教務(wù)部、招生就業(yè)處完成新生名單的編排及錄取通知書(shū)的寄發(fā)。
2、9月9日前，20**級新生在蘇州大學(xué)迎新系統上自主填報相關(guān)信息。
3、9月12日，校本部、東校區、北校區各學(xué)院(部)，陽(yáng)澄湖校區、文正學(xué)院新生報到;9月13日，獨墅湖校區各學(xué)院(部)、應用技術(shù)學(xué)院新生報到。
4、9月14日-9月15日，各學(xué)院(部)開(kāi)展20**級新生入學(xué)教育活動(dòng)。
5、9月15日晚，新生外語(yǔ)水平考試。
6、9月16日-9月30日，軍訓、體格復查(具體安排由校醫院另行通知)。
7、10月8日，正式上課。
二、具體工作安排
(一)迎新管理系統
20**級新生憑蘇大通卡報到注冊。新生憑刷卡后收到的“你好**”APP推送的報到消息(打印的報到記錄單或收到的報到手機短信)辦理住宿等相關(guān)手續。
各學(xué)院(部)及相關(guān)職能部門(mén)也可通過(guò)迎新管理系統實(shí)時(shí)了解報到情況，為新生提供便捷、高效的服務(wù)(具體操作說(shuō)明及流程參見(jiàn)第四部分數字化迎新工作流程)。
(二)接站安排
1、學(xué)校在火車(chē)站(蘇州站和蘇州北站)、汽車(chē)北站、汽車(chē)南站分設四個(gè)“蘇州大學(xué)2015級新生接待站”，將新生分別接到東校區凌云樓東廣場(chǎng)、陽(yáng)澄湖校區、獨墅湖校區炳麟圖書(shū)館北廣場(chǎng)、文正學(xué)院和應用技術(shù)學(xué)院。
2、每個(gè)學(xué)院(部)安排8名迎新接站人員，并于9月9日16:00到東校區文思樓107教室參加迎新接站人員工作會(huì )議。
3、各迎新接站人員交接班時(shí)間、地點(diǎn)及具體要求如下：
(1)9月12日到火車(chē)站的第一批迎新接站人員于當日早晨5:45在東校區東大門(mén)準時(shí)上車(chē),最后一批接站人員須至晚上22:00后撤崗;12日到汽車(chē)站的第一批迎新接站人員于當日早晨6:45在東校區東大門(mén)上車(chē)，最后一批迎新接站人員須至晚上18:00后撤崗;其余各批次迎新接站人員須按照交接班時(shí)間提前10分鐘到東校區東大門(mén)準時(shí)上車(chē)，逾時(shí)需自行前往接站地點(diǎn)。
(2)9月13日到火車(chē)站的第一批迎新接站人員于當日早晨5:30在獨墅湖校區炳麟圖書(shū)館北廣場(chǎng)準時(shí)上車(chē),最后一批接站人員須至晚上22:00后撤崗;13日到汽車(chē)站的第一批迎新接站人員于當日早晨6:30在獨墅湖校區炳麟圖書(shū)館北廣場(chǎng)準時(shí)上車(chē)，最后一批迎新接站人員須至晚上18:00后撤崗;其余各批次迎新接站人員須按照交接班時(shí)間提前10分鐘到炳麟圖書(shū)館北廣場(chǎng)準時(shí)上車(chē)，逾時(shí)需自行前往接站地點(diǎn)。
(三)校內迎新工作安排
學(xué)生工作部(處)、教務(wù)部、財務(wù)處、后勤管理處和信息化建設與管理中心以及各學(xué)院(部)在報到現場(chǎng)設接待站或咨詢(xún)點(diǎn)。其中，信息化建設與管理中心在迎新現場(chǎng)設立刷卡報到點(diǎn)，所有新生均應在報到點(diǎn)完成刷卡，各學(xué)院(部)不再單獨設立刷卡報到點(diǎn)。 具體安排如下：
1、9月12日早晨6:30，校本部、東校區、北校區各學(xué)院(部)及相關(guān)部門(mén)在東校區凌云樓東廣場(chǎng)設點(diǎn)辦理新生報到手續;城市軌道交通學(xué)院在陽(yáng)澄湖校區設點(diǎn)辦理新生報到手續;文正學(xué)院在文正學(xué)院校區設點(diǎn)辦理新生報到手續(東校區凌云樓東廣場(chǎng)設有轉駁點(diǎn)，以供臨時(shí)轉接文正學(xué)院新生使用)。
2、9月13日早晨6：30，獨墅湖校區各學(xué)院(部)及相關(guān)部門(mén)在獨墅湖校區炳麟圖書(shū)館北廣場(chǎng)設點(diǎn)辦理新生報到手續;應用技術(shù)學(xué)院在應用技術(shù)學(xué)院校區設點(diǎn)辦理新生報到手續(獨墅湖校區炳麟圖書(shū)館北廣場(chǎng)設有轉駁點(diǎn)，以供臨時(shí)轉接應用技術(shù)學(xué)院新生使用)。
3、新生報到當日，學(xué)校在迎新現場(chǎng)設立“校長(cháng)接待處”，參與部門(mén)為：校長(cháng)辦公室、教務(wù)部、學(xué)生工作部(處)、財務(wù)處、招生就業(yè)處、后勤管理處、信息化建設與管理中心。
4、提前報到的新生由后勤管理處學(xué)生宿舍管理辦公室先行安排住宿，再于報到當日至指定地點(diǎn)辦理報到手續;延遲報到的新生直接至所在學(xué)院(部)辦理報到手續。
(四)各部門(mén)(單位)分工
1、校長(cháng)辦公室
負責全校迎新工作總調度和任務(wù)分配，協(xié)調各學(xué)院(部)和相關(guān)部門(mén)工作，在迎新現場(chǎng)設立“校長(cháng)接待處”。
2、陽(yáng)澄湖校區管理委員會(huì )
負責協(xié)調陽(yáng)澄湖校區的迎新工作。
3、學(xué)生工作部(處)
(1)負責迎新工作的總協(xié)調;
(2)負責協(xié)調相關(guān)部門(mén)在迎新網(wǎng)站的信息收集、審核和發(fā)布工作;
(3)負責為迎新工作人員提供證件及衣帽;
(4)負責本科新生各車(chē)站接待工作的安排與協(xié)調;
(5)負責發(fā)放本科新生《學(xué)生學(xué)習生活指南》;
(6)負責本科新生入學(xué)“綠色通道”工作;
(7)負責本科新生開(kāi)學(xué)典禮的籌備組織工作;
4、教務(wù)部
(1)負責為20**級級本科新生編排學(xué)號并通知相關(guān)學(xué)院(部)和學(xué)校各相關(guān)部門(mén);
(2)負責迎新網(wǎng)站上新生填報信息的審核和整理工作;
(3)負責迎新現場(chǎng)布置工作。
5、招生就業(yè)處
(1)按時(shí)提供新生錄取名單，并按要求寄發(fā)錄取通知書(shū)及相關(guān)材料;
(2)負責解釋本科招生有關(guān)事宜;
(3)負責制訂和實(shí)施結合專(zhuān)業(yè)教育的職業(yè)生涯規劃輔導和課程導入工作。
6、后勤管理處
(1)負責安排新生宿舍，并為提前報到的學(xué)生安排住宿;
(2)負責提供水電等后勤保障;
(3)負責新生體格復查工作;
(4)負責迎新現場(chǎng)各學(xué)院(部)接待站點(diǎn)的電源接入。
7、財務(wù)處
(1)負責新生銀行卡的制作;
(2)及時(shí)統計新生交費情況，提供欠費新生名單;
(3)負責新生的培養費、學(xué)雜費等方面的咨詢(xún)工作。
8、黨委宣傳部
(1)負責迎新期間的宣傳工作;
(2)負責在迎新期間營(yíng)造良好的校園文化氛圍。
9、保衛部(處)
(1)負責與蘇州市有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，落實(shí)四個(gè)車(chē)站迎新接待站點(diǎn)設立工作;
(2)負責與有關(guān)部門(mén)協(xié)調溝通，確保校區周邊的交通暢通;
(3)負責校內安全保衛及各校區迎新期間人員與車(chē)輛出入校門(mén)管理工作;
(4)負責保障校內道路暢通、設置必要道路標識、加強外來(lái)車(chē)輛管理工作;
(5)負責新生戶(hù)口登記等相關(guān)工作;
(6)負責處理新生接待過(guò)程中的突發(fā)事件。
10、蘇大教服集團
(1)負責迎新期間所需車(chē)輛整體調度工作;
(2)保障食堂、宿舍開(kāi)水房及浴室正常開(kāi)放;
(3)負責“校長(cháng)接待處”場(chǎng)所及設施的保障工作;
(4)負責各車(chē)站及接待現場(chǎng)的飲用水等物品的供應;
(5)協(xié)助做好迎新現場(chǎng)的其他布置工作。
11、信息化建設與管理中心
(1)負責新生蘇大通卡的制作、補辦工作;
(2)負責新生的現場(chǎng)報到刷卡工作;
(3)負責迎新現場(chǎng)網(wǎng)絡(luò )、蘇大通刷卡設備;
(4)負責迎新系統的現場(chǎng)其他保障工作;
三、新生報到
1、校本部、東校區、北校區各學(xué)院(部)的20**級本科新生，憑蘇大通卡到東校區凌云樓東廣場(chǎng)報到點(diǎn)刷卡報到;獨墅湖校區各學(xué)院(部)的20**級本科新生，憑蘇大通卡到獨墅湖校區炳麟圖書(shū)館北廣場(chǎng)的報到點(diǎn)刷卡報到;城市軌道交通學(xué)院的20**級本科新生，憑蘇大通卡到陽(yáng)澄湖校區的報到點(diǎn)刷卡報到。
無(wú)法正常刷卡的新生，可至報到點(diǎn)現場(chǎng)辦理補卡或換卡手續后刷卡報到;學(xué)費款項未匯到太平洋卡上的新生可憑蘇大通卡和太平洋卡至銀行設立的臨時(shí)收費點(diǎn)辦理交費存款手續后刷卡報到;經(jīng)“綠色通道”報到的新生可至“校長(cháng)接待處”辦理相應手續后刷卡報到。
2、刷卡報到后，需辦理住宿手續的新生在迎新志愿者的陪同下，憑刷卡報到時(shí)“你好出國”APP推送的`報到消息(打印的報到記錄單或收到的報到手機短信)到所住宿舍樓大廳領(lǐng)取寢室鑰匙。
3、各學(xué)院(部)在報到新生入學(xué)通知書(shū)上加蓋報到章后交還新生本人保管，并自行安排身份證復印件、照片、戶(hù)口遷移證收集、黨團員組織關(guān)系轉移、檔案收取等相關(guān)工作。
4、如遇迎新現場(chǎng)網(wǎng)絡(luò )或系統故障，新生可憑入學(xué)通知書(shū)直接至各學(xué)院(部)接待點(diǎn)報到。
四、數字化迎新工作流程
(一)迎新準備工作流程
1、錄取通知書(shū)發(fā)放環(huán)節
(1)招生就業(yè)處在郵寄錄取通知書(shū)12天前將新生數據提供給教務(wù)部和財務(wù)處，如有特殊情況應在郵寄錄取通知書(shū)5天前給出情況說(shuō)明。
(2)教務(wù)部在招生就業(yè)處提供新生數據后2天內完成學(xué)號編制，并將新生的學(xué)籍信息共享至信息化建設與管理中心和后勤管理處。
(3)信息化建設與管理中心、財務(wù)處在郵寄錄取通知書(shū)前3天為招生就業(yè)處提供蘇大通卡、學(xué)子卡(按照招生就業(yè)處要求依次排序)。
(4)招生就業(yè)處郵寄錄取通知書(shū)(附帶蘇大通卡、學(xué)子卡等相關(guān)材料)。
2、迎新系統準備環(huán)節
(1)招生就業(yè)處在7月7日前提供發(fā)布在迎新網(wǎng)站上的專(zhuān)業(yè)及課程介紹等相關(guān)內容。
(2)學(xué)生工作部(處)在7月7日前協(xié)調相關(guān)部門(mén)完成迎新網(wǎng)站發(fā)布內容的收集、審核與發(fā)布工作。
(3)后勤管理處在7月7日前提供蘇大各校區電子地圖。
(4)信息化建設與管理中心在7月7日前完成數字迎新系統的運行調試，以及所有迎新工作人員培訓工作。
(5)后勤管理處學(xué)生宿舍管理辦公室在9月9日前配置好各宿舍樓宇的門(mén)禁信息。
(6)教務(wù)部在9月9日前，完成迎新網(wǎng)站上新生信息的整理和審核工作，并提供給相關(guān)部門(mén)和學(xué)院(部)。
(7)學(xué)生工作部(處)在9月9日前根據迎新網(wǎng)站統計的數據做好新生接站車(chē)輛安排方案。
(8)后勤管理處學(xué)生宿舍管理辦公室在9月9日前準備好新生生活用品，需基本滿(mǎn)足學(xué)生自愿購買(mǎi)的需要。
(9)財務(wù)處在9月9日前提供繳費名單和欠費名單，并每日更新至迎新系統。
(10)信息化建設與管理中心在9月11日前，完成迎新現場(chǎng)的無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )、刷卡及打印設備等準備工作。
(二)迎新現場(chǎng)工作流程
(1)新生到各校區設立的刷卡報到點(diǎn)報到，已交費的新生憑刷卡報到時(shí)“你好蘇大”APP推送的報到消息(打印的報到記錄單或收到的報到手機短信)到宿舍區領(lǐng)取鑰匙。未交費的新生需要現場(chǎng)交費或走綠色通道。
(2)財務(wù)處負責現場(chǎng)收費，并把交費信息錄入數字迎新系統，新生在收費現場(chǎng)可刷卡打印記錄單。
(3)學(xué)生工作部(處)負責辦理綠色通道，并把辦理情況錄入數字迎新系統，新生在辦理綠色通道現場(chǎng)可刷卡打印記錄單。
(4)各物業(yè)公司根據新生報到時(shí)“你好出國”APP推送的報到消息(打印的報到記錄單或收到的報到手機短信)與學(xué)生簽訂入住協(xié)議，分發(fā)好鑰匙，做好入住服務(wù)工作。
(5)信息化建設與管理中心負責報到點(diǎn)刷卡及蘇大通卡的現場(chǎng)補辦工作。
(6)后勤管理處學(xué)生宿舍管理辦公室負責迎新現場(chǎng)生活用品的分發(fā)工作。
(三)迎新后續工作
(1)各學(xué)院(部)在現場(chǎng)迎新后，集中辦理體檢通知、檔案資料收取等工作。
(2)校醫院負責新生體檢工作。
(3)人武部負責軍訓服裝的發(fā)放以及組織新生軍訓工作。
五、其它有關(guān)事項
1、請各相關(guān)部門(mén)、各學(xué)院(部)通力配合、精心組織、認真安排，切實(shí)做好新生接待工作，參加迎新工作的同志均應認真負責，確保迎新工作順利開(kāi)展。
2、迎新期間，各相關(guān)部門(mén)、各學(xué)院(部)在6:00-22:30間應安排值班人員，并將值班人員名單及聯(lián)系方式報學(xué)生工作部(處)，以保證晚到新生順利辦理報到手續。
3、迎新期間，各學(xué)生組織、學(xué)生社團不得在新生宿舍區開(kāi)展活動(dòng);學(xué)生宿舍內杜絕一切形式的商業(yè)宣傳和推銷(xiāo)活動(dòng);新生家長(cháng)及親屬均不得在學(xué)生宿舍留宿。
4、迎新期間，保衛部門(mén)需安排人員日夜值班，加強學(xué)生宿舍區巡邏檢查工作。
5、后勤管理處需切實(shí)加強相關(guān)保障工作。學(xué)生食堂需確保在6:00-22:00間正常供應，并確保飲食安全;校醫院需安排日夜值班，以便于及時(shí)處理傷病員;各校區浴室需在15:00-22:00間正常開(kāi)放。
6、為便于辨識，迎新工作人員均應佩戴迎新工作證。
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